22 Begriffe aus der Workflow-Automation, kurz erklärt — jeder mit einem konkreten Beispiel aus dem Handwerker-Alltag. Wenn dir ein Begriff in einer unserer Anleitungen begegnet, schlag hier nach. Wenn ein Begriff einen eigenen Detail-Artikel hat, verlinken wir.
A. Grundbegriffe — was bedeutet was?
Workflow
Ein fester Arbeitsablauf: was passiert wann in welcher Reihenfolge. Existiert auch ohne Software — der Weg "Anfrage kommt rein, Bauleiter ruft an, Termin steht im Outlook" ist ein Workflow.
Im Maler-Betrieb: eingehende Mail mit "Kostenvoranschlag" landet im Outlook, wird in einer SharePoint-Liste eingetragen, Bauleiter bekommt Benachrichtigung. Der Workflow ist immer derselbe, egal ob du ihn von Hand machst oder eine Software ihn erledigt.
Automatisierung
Eine Software erledigt Schritte des Workflows ohne Mausklick. Die Software liest den Eingang, prüft Bedingungen, schreibt in eine Liste, schickt eine Mail. Du bekommst nur das Ergebnis — oder einen Hinweis, wenn etwas hängt.
Im Elektriker-Betrieb: Stundenzettel werden automatisch in der DATEV-Lohnbuchhaltung gelandet, ohne dass die Bürokraft jeden einzelnen abtippt. Das ist Automatisierung. Siehe Stundenzettel digital erfassen.
Trigger (Auslöser)
Das Ereignis, das einen Workflow startet. Ohne Trigger passiert nichts. Typische Trigger sind: neue Mail im Postfach, neuer Eintrag in einer SharePoint-Liste, eingehende Formular-Antwort, ein bestimmtes Datum.
Beim Maler: eine neue E-Mail mit dem Stichwort "Kostenvoranschlag" im Postfach anfragen@ ist der Trigger. Siehe Kundenanfragen automatisch erfassen.
Aktion
Was die Software macht, nachdem der Trigger ausgelöst hat. Eintrag in Liste schreiben, Mail verschicken, Datei kopieren, Eintrag in Kalender erstellen. Ein Flow besteht aus einem Trigger plus mehreren Aktionen hintereinander.
Bauunternehmer-Beispiel: nach dem Trigger "neues Angebot in Liste" schickt Power Automate als Aktion eine Erinnerungs-Mail an den Bauleiter — drei Tage vor Ablauf der Angebots-Frist. Siehe Offene Angebote nachverfolgen.
Bedingung
Eine Wenn-Dann-Verzweigung im Flow. "Wenn das Mail-Stichwort 'dringend' enthält, dann markiere als Hochprioritär — sonst Standard." Bedingungen machen Workflows intelligenter, ohne dass du programmieren musst.
SHK-Beispiel: wenn das nächste Wartungs-Datum in weniger als 14 Tagen liegt UND der Kunde noch keinen Termin hat, schickt der Flow eine Erinnerung. Sonst nicht. Siehe Wartungsvertrag-Erinnerung.
Flow
Die Microsoft-Bezeichnung für eine einzelne Automatisierung in Power Automate. Ein Flow hat einen Trigger und mindestens eine Aktion. Du erstellst ihn in der Power-Automate-Oberfläche per Klick-Maus, speicherst ihn, schaltest ihn an — fertig.
In n8n heißt das gleiche Ding "Workflow", in Make heißt es "Scenario", in Zapier heißt es "Zap". Inhaltlich dasselbe — nur die Tool-Hersteller wollen sich voneinander abheben.
No-Code
Workflows bauen, ohne eine Zeile Code zu schreiben. Alles geht per Klick-Maus, Drag-and-Drop, Drop-Down-Auswahl. Power Automate und Make sind klassische No-Code-Tools.
Praxis im Handwerk: 80 Prozent der hier beschriebenen Workflows sind No-Code. Du klickst dich durch eine Oberfläche, wählst Trigger und Aktion, fertig.
Low-Code
Workflows bauen, mit ein bisschen Code für die kniffligen Stellen. n8n ist klassisch Low-Code: Klick-Maus für 80 Prozent, kleine JavaScript-Schnipsel für die restlichen 20 Prozent. Klingt nach Programmierung, ist aber meistens nur eine Zeile.
Beispiel Low-Code: einen Datumswert in ein anderes Format umrechnen — formatDateTime(triggerOutputs().Datum, 'dd.MM.yyyy'). Das ist Low-Code: ein Ausdruck, kein Programm.
B. Techniken & Konzepte
Konnektor
Die Brücke zwischen Power Automate und einer anderen Software. Outlook-Konnektor, SharePoint-Konnektor, DATEV-Konnektor, Twilio-Konnektor. Jeder Konnektor stellt eine Liste von Trigger und Aktionen bereit — z.B. "wenn neue Mail kommt" oder "neuen Listen-Eintrag erstellen".
Wichtig: Standard-Konnektoren sind in MS365 Business Standard inklusive. Premium-Konnektoren — z.B. Salesforce, SAP, manche SQL-Datenbanken — kosten 13,80 EUR/User/Monat extra. Frag im Zweifel deinen IT-Dienstleister, welcher Konnektor zu welchem Preis-Plan gehört.
API
"Application Programming Interface" — eine technische Schnittstelle, über die zwei Software-Systeme miteinander reden. Das WhatsApp-Cloud-API von Meta. Das Outlook-API von Microsoft. Das DATEV-API. Eine API hat eine feste Adresse (URL) und feste Befehle.
Im Handwerk relevant, wenn du etwas mit n8n machst — n8n redet über APIs direkt mit Diensten, ohne einen vorgefertigten Konnektor. Mehr Flexibilität, aber mehr Konfigurations-Arbeit.
Webhook
Eine besondere Art Trigger: eine andere Software meldet sich aktiv bei deinem Workflow, statt dass dein Workflow regelmäßig nachfragt. Du gibst der anderen Software eine Webhook-URL, sobald dort etwas passiert, schickt sie eine Nachricht an diese URL.
Praxis: ein Web-Formular auf deiner Maler-Webseite schickt jede Anfrage als Webhook an deinen n8n-Workflow. Der Workflow läuft sofort los — kein Warten, kein Polling.
Token
Ein langer Geheim-Code, mit dem sich dein Workflow gegenüber einem anderen Dienst ausweist. Wie ein Passwort, nur länger und maschinenlesbar. Du erstellst den Token einmal im anderen Dienst, kopierst ihn in deinen Workflow, ab da kennen sich die beiden.
Wichtig: Token nie öffentlich teilen. Wer den Token hat, hat den Zugriff. Bei n8n hinterlegst du Token in den "Credentials" — verschlüsselt und nur für angemeldete Nutzer sichtbar.
CSV
"Comma-Separated Values" — eine simple Tabellen-Datei. Jede Zeile ein Datensatz, jede Spalte durch Komma oder Semikolon getrennt. Excel kann CSV öffnen und speichern. Power Automate kann CSV erstellen, lesen, weiterverarbeiten.
Bauunternehmer-Beispiel: am Monatsende exportiert dein Flow alle abgeschlossenen Stundenzettel als CSV, der Steuerberater lädt sie direkt in DATEV-LODAS hoch. Kein Abtippen, kein PDF-Drucken.
JSON
"JavaScript Object Notation" — ein Datenformat, das Software-Systeme verwenden, um strukturierte Informationen zu tauschen. Sieht aus wie eine Liste mit Klammern: { "Name": "Müller", "Datum": "12.05.2026" }.
Im Alltag: meistens unsichtbar. Du siehst JSON in n8n in der "Daten"-Spalte zwischen den Knoten — dort kannst du nachvollziehen, was zwischen den Aktionen weitergereicht wird. In Power Automate ist JSON nur in der "Daten-Ansicht" sichtbar und in Ausdrücken wie body('HTTP_Request')?['Auftrag'].
SharePoint-Liste
Eine Tabelle, die in Microsoft SharePoint liegt — die Online-Datenbank von MS365. Sieht aus wie Excel, ist aber viel besser für Workflows geeignet: mehrere Leute können gleichzeitig schreiben, jede Änderung wird protokolliert, Power Automate kann lesen und schreiben.
Standard-Wahl für die meisten hier beschriebenen Workflows: Anfragen-Liste, Angebote-Liste, Wartungs-Liste — alles SharePoint-Listen. Siehe Offene Angebote nachverfolgen für den vollen Aufbau.
OData-Filter
Ein Filter-Ausdruck, mit dem Power Automate nur bestimmte Einträge aus einer SharePoint-Liste holt — etwa "nur die Stundenzettel vom letzten Monat" oder "nur die Angebote mit Status offen". Spart Zeit und Server-Last.
Beispiel: Datum ge '2026-04-01' and Datum lt '2026-05-01' holt alle Einträge aus April. Klingt fies, ist aber eine Zeile. Siehe Stundenzettel digital erfassen für den realen Einsatz.
C. Tools im Vergleich
Power Automate
Microsofts Workflow-Automation, Teil der MS365-Familie. Läuft im Browser, kostet bei MS365 Business Standard keinen Cent extra (10,80 EUR/User/Monat netto, Jahres-Abrechnung — das ist die Standard-Lizenz). Beste Wahl, wenn dein Betrieb sowieso schon MS365 nutzt.
Hat eingebaute Konnektoren für Outlook, SharePoint, Teams, Forms, OneDrive. Schwächen: WhatsApp-Empfang geht nicht, manche Premium-Connectoren brauchen ein extra Abo.
n8n
Open-Source-Workflow-Automation aus Berlin. Cloud-Variante kostet 20 EUR/Monat pauschal, Self-Host auf eigenem Server (z.B. Hetzner ab 4,51 EUR/Monat) ist gratis abgesehen vom Server. Sehr flexibel, kann fast jede API ansprechen — auch WhatsApp-Cloud-API, was Power Automate nicht kann.
Schwäche: mehr Einarbeitung, mehr eigene Konfiguration. Lohnt sich, wenn du Dinge automatisieren willst, die Microsoft nicht direkt anbietet.
Make
Visuelle Workflow-Automation aus Tschechien (früher "Integromat"). Schöne grafische Oberfläche, gut für Datenfluss-Bauer. Preise gestaffelt nach Aktions-Anzahl — wird bei vielen Aktionen pro Monat schnell teurer als n8n oder Power Automate.
Im Handwerk eher selten erste Wahl, weil die Tarif-Modelle bei höherer Nutzung unkalkulierbar sind. Siehe Tool-Vergleich Power Automate vs n8n vs Make.
Zapier
US-amerikanische Workflow-Automation, war 2015-2020 Quasi-Standard. Heute für deutsche Handwerker meistens überdimensioniert: viele Konnektoren sind US-lastig, DSGVO-Position ist mit Vorsicht zu genießen, Preise hoch.
Klare Empfehlung in der verlinkten Tool-Vergleichs-Anleitung: vermeiden, sobald MS365 läuft. Wenn doch nötig (z.B. exotischer SaaS-Konnektor), dann nur für genau diesen einen Workflow.
MS365 Business Standard
Microsofts Mittelklasse-Lizenz für Unternehmen ab 1 User. Enthält Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint, OneDrive, Forms und Power Automate Standard. Kostet 10,80 EUR/User/Monat netto bei Jahres-Abrechnung — wird zum 01.07.2026 voraussichtlich um etwa 12 Prozent steigen.
Für die meisten Handwerker-Workflows die Basis: Mail, Speicher, Listen, Automation. Wer monatlich abrechnen will, zahlt ungefähr 20 Prozent Aufschlag — Jahres-Abrechnung lohnt sich.
DATEV-LODAS
DATEV-Software für Lohnbuchhaltung, von vielen Steuerberatern in Deutschland eingesetzt. Kann CSV-Dateien mit Stundenzetteln direkt importieren — Voraussetzung: das CSV hat die Spalten Personalnummer, Lohnart-Nummer, Datum, Stunden.
Im Workflow-Kontext: Power Automate oder n8n erzeugt aus deinen Stundenzetteln eine CSV, dein Steuerberater lädt sie hoch. Spart 6-8 Stunden Abtippen pro Monat in einem 12-Mann-Betrieb. Siehe Stundenzettel digital erfassen.
Verwandte Anleitungen
Wenn dir die Begriffe jetzt klarer sind, hier sind die Detail-Anleitungen, in denen sie zum Einsatz kommen:
- Themen-Roadmap Betriebspilot — Überblick aller geplanten und veröffentlichten Anleitungen
- Kundenanfragen automatisch erfassen — Maler — E-Mail, WhatsApp und Web-Formular in eine SharePoint-Liste
- Offene Angebote nachverfolgen — Bauunternehmer — SharePoint-Liste mit automatischen Erinnerungen
- Stundenzettel digital erfassen — Elektriker — von der Baustelle in die DATEV-Lohnbuchhaltung
- Baustellen-Foto-Dokumentation — Trockenbau — Fotos automatisch sortieren, taggen, archivieren
- Wartungsvertrag-Erinnerung — SHK — Wartungs-Termine automatisch anbahnen
- Power Automate vs n8n vs Make — Tool-Vergleich — ehrlicher Vergleich der vier großen No-Code-Plattformen
Häufige Fragen
Muss ich diese Begriffe alle kennen, bevor ich anfange?
Nein. Trigger, Aktion, Flow und Konnektor reichen, um eine erste Automatisierung in Power Automate zu bauen. Der Rest erklärt sich beim Tun. API, Webhook und OData-Filter brauchst du erst, wenn du mit n8n oder externen Diensten arbeitest. Lies den Glossar einmal durch und komm beim konkreten Workflow zurück, wenn ein Begriff im Tutorial auftaucht.
Wo ist der Unterschied zwischen Flow, Workflow und Automatisierung?
Workflow ist der allgemeine Begriff für einen festen Arbeitsablauf — auch ohne Software. Automatisierung heißt: eine Software erledigt Schritte des Workflows ohne Mausklick. Flow ist die Microsoft-Bezeichnung für eine einzelne Automatisierung in Power Automate. In n8n heißt das Workflow, in Make heißt es Scenario. Inhaltlich dasselbe, nur Marketing-Namen verschieden.
Was kostet Workflow-Automation für einen 8-Mann-Betrieb?
Wenn MS365 Business Standard schon läuft (10,80 EUR/User/Monat netto, Jahres-Abrechnung), kostet Power Automate für die meisten Handwerker-Workflows null Euro extra. Outlook, SharePoint, Forms und Power Automate Standard sind drin. Erst wenn du Premium-Connectoren brauchst — etwa SAP, DocuSign oder spezielle SQL-Datenbanken — kommen 13,80 EUR/User/Monat dazu. n8n Cloud Starter kostet 20 EUR/Monat pauschal, unabhängig von der Nutzerzahl.
Ist No-Code wirklich ohne Programmierung möglich?
Für 80 Prozent der Handwerker-Workflows ja. Anfragen erfassen, Termine eintragen, Erinnerungen schicken, Stundenzettel sortieren — alles per Klick-Maus. Bei den restlichen 20 Prozent — komplexe Bedingungen, JSON-Parsing, OData-Filter — schreibst du eine Zeile Ausdruck, kein ganzes Programm. Das ist Low-Code: man braucht Englisch-Vokabular, kein Programmier-Studium.
Welches Tool soll ich nehmen — Power Automate, n8n oder Make?
Wenn MS365 schon läuft: Power Automate. Wenn WhatsApp eine Rolle spielt: n8n. Make ist gut für visuelle Datenfluss-Bauer, wird aber bei vielen Aktionen teuer. Zapier ist für deutsche Handwerker meistens überdimensioniert. Die ehrliche Tool-Vergleichs-Übersicht steht in der verlinkten Anleitung am Ende dieses Glossars.