DATEV ist Standard. Die Schnittstelle dorthin nicht.
Ein 8-Mann-Handwerksbetrieb zahlt seinem Steuerberater 350 bis 700 EUR im Monat — und liefert seine Belege oft noch im Schuhkarton oder als E-Mail-Anhang. Die Frage, wie Stunden, Rechnungen und Belege aus MS365 oder einer Workflow-Plattform sauber in DATEV landen, hat keine 1-Klick-Antwort. DATEV bietet fünf relevante Wege, jeder mit eigenem Format, eigenen Kosten und eigener Beteiligung deines Steuerberaters.
Dieser Vergleich zeigt dir, welche DATEV-Schnittstelle in einem Handwerker-Betrieb mit MS365 oder n8n wirklich funktioniert — und welche du dir sparen kannst.
Was du in diesem Artikel mitnimmst:
- Eine 1-Satz-Empfehlung pro Schnittstelle — CSV-EXTF, ASCII-Import, Belegtransfer, DATEVconnect online, Lohnimportdatenservice
- Fünf Kriterien Seite an Seite: Setup-Aufwand, Kosten, Anbindung an Workflow-Tools, EU-Hosting, Praxis-Tauglichkeit im 8-Mann-Betrieb
- Drei typische Handwerker-Szenarien und welche Schnittstelle jeweils gewinnt
- Was tatsächlich über Power Automate, n8n und Make geht — und wo der Steuerberater zwingend mitmachen muss
Die 1-Satz-Empfehlung — bevor du weiterliest
CSV-EXTF-Datei per E-Mail
0 EUR — Format-Spezifikation öffentlich auf developer.datev.de
Default-Wahl — funktioniert mit jedem Workflow-Tool, kostet nichts extra.
Pro
- Power Automate, n8n und Make können CSV nativ erzeugen — kein Premium-Connector nötig
- Steuerberater importiert die Datei mit zwei Klicks in DATEV Rechnungswesen
- Keine Mandanten-Lizenz nötig — du brauchst kein DATEV-Konto
- Format-Spezifikation öffentlich und stabil — funktioniert seit über zehn Jahren
Con
- Manueller Schritt beim Steuerberater bleibt — er muss die Datei einlesen
- Fehler in der CSV (falsche Konto-Nummer, falsches Datum) merkst du erst, wenn der Steuerberater anruft
- Belege (PDF, Bilder) müssen separat geschickt werden — Datei und Beleg gehören nicht zusammen
ASCII-Import (LODAS)
0 EUR Schnittstelle — Steuerberater muss LODAS oder Lohn und Gehalt einsetzen
Pflicht-Weg für Lohndaten — kein anderes Format akzeptiert.
Pro
- Standard für alle Lohn-Importe in DATEV — keine Alternative bei Lohn
- Mit n8n-Code-Node sauber zu erzeugen, ohne Premium-Aufschlag
- Spezifikation öffentlich auf developer.datev.de — kein Vendor-Lock-in
- Steuerberater liest die Datei in 5 Minuten ein, läuft seit 20 Jahren
Con
- Sehr strikt — eine falsche Spalte und der Import bricht ab, ohne brauchbare Fehlermeldung
- Power Automate kann ASCII nicht ohne Premium-FTP-Connector erzeugen (13,80 EUR pro Nutzer und Monat)
- Validierung erst beim Steuerberater — du merkst Fehler erst, wenn die Lohnabrechnung schon falsch ist
- 11 Pflichtfelder pro Datensatz — du brauchst die Steuerberater-Vorgaben einmal sauber dokumentiert
DATEV Belegtransfer / Unternehmen Online
ab 11,00 EUR/Monat Grundgebühr + 3,50 EUR/Monat Belegverwaltung (zzgl. USt., zzgl. Speicher)
Empfohlen ab 50 Belegen pro Monat — du hast dein eigenes DATEV-Postfach.
Pro
- Belege landen direkt im DATEV-Rechenzentrum — DSGVO-konform, EU-Hosting
- Steuerberater greift live auf deine Belege zu, kein E-Mail-Hin-und-her
- Belegtransfer-Programm scannt Belege und überträgt sie automatisch
- Power Automate kann via Standard-Connector Dateien per E-Mail an die DATEV-Mandanten-Adresse senden
Con
- Lizenz-Kette: dein Steuerberater muss das Mandantenpaket eingerichtet haben — sprich ihn an, bevor du buchst
- Bei Speicher über 0,5 GB Zusatzkosten — bei vielen PDF-Belegen schnell relevant
- Keine offene REST-API für Power Automate oder n8n — der direkte Upload-Weg geht über das DATEV-Belegtransfer-Programm oder per E-Mail-Adresse
DATEVconnect online (REST-API)
Konditionen individuell — Mandanten-Lizenz über Steuerberater, einige APIs kostenpflichtig
Nur über zertifizierte Vorsystem-Software oder Middleware — direkt nicht zugänglich.
Pro
- Echte REST-API — Programme können Belege, Belegbilder und Buchungssätze direkt an DATEV Unternehmen Online schicken
- Volle Automatisierung möglich — kein manueller Steuerberater-Klick mehr
- DSGVO-konform, EU-Hosting, Audit-Log
- Skaliert auch bei 500 Belegen pro Monat ohne Mehraufwand
Con
- Nur für DATEV-Marktplatz-Partner — du als Handwerker kommst nicht direkt an die Zugangsdaten
- Pragmatischer Weg: zertifizierte Handwerker-Software (Hero, Streit, ToolTime) oder Middleware (Klardaten, Maesn) zwischenschalten
- Lizenz-Modell intransparent — Konditionen erst nach Steuerberater-Gespräch klar
- Setup-Aufwand 2-5 Tage IT-Dienstleister, wenn du es selbst einrichten willst (nur möglich mit Partner-Status)
DATEV Lohnimportdatenservice (Lohn-API)
Konditionen über zertifizierte Zeiterfassungs-Software (Hero, clockin, ZEUS) — 8-15 EUR pro Mitarbeiter und Monat
Lohnt sich erst ab 30 Mitarbeitern — vorher tut's die ASCII-Datei.
Pro
- Stunden landen direkt in DATEV Lohn und Gehalt — keine Datei, kein E-Mail-Versand
- Sehr saubere Audit-Spur für Lohn-Streit-Fälle
- Steuerberater spart 30-45 Minuten pro Monat
- Bei wöchentlicher Lohnabrechnung (etwa Bau-Schichtbetrieb) deutlich entlastend
Con
- Nur über zertifizierte Software nutzbar — Power Automate und n8n stehen außen vor
- 8-15 EUR pro Mitarbeiter und Monat für die Zeiterfassungs-Software — bei 8 Mitarbeitern 64-120 EUR pro Monat
- Spart effektiv 30-45 Minuten pro Monat beim Steuerberater — Rechnung lohnt sich erst bei großer Belegschaft
- Lock-in bei der zertifizierten Software — Wechsel später aufwendig
Das ist die kurze Antwort. Die lange Antwort kommt jetzt — und sie hängt davon ab, wie groß dein Betrieb ist und wie dein Steuerberater arbeitet.
Was die 5 Kriterien wirklich bedeuten
Für jede der fünf Schnittstellen die fünf Kriterien Seite an Seite. Lies das wie eine Diagnose: dein Betrieb hat bestimmte Symptome (Größe, Beleg-Volumen, Lohnabrechnungs-Rhythmus, Steuerberater-Software), und manche Schnittstellen passen besser als andere.
Kriterium 1: Setup-Aufwand in Stunden
| Schnittstelle | Einmaliger Setup-Aufwand | Was musst du selbst tun? |
|---|---|---|
| CSV-EXTF per E-Mail | 2-4 Stunden | Power-Automate-Flow oder n8n-Workflow, der CSV mit den richtigen Spalten generiert und an Steuerberater-Adresse sendet |
| ASCII-Import (LODAS) | 4-8 Stunden | n8n-Code-Node mit 20-30 Zeilen JavaScript, plus Steuerberater-Termin für die Pflichtfeld-Mapping-Tabelle (Lohnart-Nummern, Personalstamm) |
| Belegtransfer / Unternehmen Online | 1-3 Stunden + Steuerberater-Termin | DATEV Unternehmen Online buchen lassen, Belegtransfer-Programm installieren, Power-Automate-Flow mit E-Mail-Versand an DATEV-Adresse |
| DATEVconnect online (über Middleware) | 1-3 Tage IT-Dienstleister | Middleware (Klardaten, Maesn) anbinden — du bekommst eine REST-API als Pseudo-DATEV-Endpoint und sprichst die mit n8n oder Power Automate an |
| Lohnimportdatenservice | 1-2 Tage IT-Dienstleister + Steuerberater-Konfiguration | Zertifizierte Zeiterfassungs-Software einführen, Personalstammdaten abgleichen, Test-Lauf mit Steuerberater |
CSV-EXTF ist der pragmatische Startpunkt — wenn du Excel-Tabellen lesen kannst, verstehst du das Format in 30 Minuten. Die Beispiel-Datei EXTF_Buchungsstapel.csv ist öffentlich verfügbar, deine Power-Automate- oder n8n-Logik füllt sie mit den richtigen Konto-Nummern (4400 für Erlöse, 1200 für Bank, 1600 für Kasse — Standard-SKR-03-Konten).
ASCII-Import ist sperriger. Das Format hat keine Spalten-Überschriften, sondern feste Zeichen-Positionen. Wenn du einen Code-Node in n8n schreibst, formatierst du jede Zeile streng nach Spezifikation. Ein vergessenes Leerzeichen, ein falsches Trennzeichen — Import bricht ab. Plan deinen Steuerberater-Termin vor dem ersten Test: er gibt dir die Personalstamm-Nummern, die Lohnart-Nummern und die Buchungskreis-Kennung.
Kriterium 2: Laufende Kosten pro Monat
| Schnittstelle | Lizenzkosten | Steuerberater-Aufwand | Realistisch monatlich |
|---|---|---|---|
| CSV-EXTF per E-Mail | 0 EUR | 30-60 Min/Monat manueller Import | 0 EUR (Steuerberater-Aufwand ohnehin abgegolten) |
| ASCII-Import (LODAS) | 0 EUR Format | 5-10 Min/Monat Import-Klick | 0 EUR |
| Belegtransfer / Unternehmen Online | 11-20 EUR Grundgebühr + 3,50 EUR Belegverwaltung | 10-20 Min/Monat | 15-30 EUR brutto |
| DATEVconnect online | individuell, oft 30-80 EUR/Monat via Middleware | 5 Min/Monat | 30-100 EUR |
| Lohnimportdatenservice | 8-15 EUR/Mitarbeiter/Monat (Zeiterfassungs-Software) | 10 Min/Monat | 64-120 EUR bei 8 MA |
Die ehrliche Rechnung: in 95 Prozent der Handwerker-Betriebe bis 15 Mitarbeiter sind CSV-EXTF und ASCII-Import vollkommen ausreichend. Du zahlst dafür null Euro Lizenz, dein Steuerberater hat den Import in 5 bis 10 Minuten erledigt.
Belegtransfer mit DATEV Unternehmen Online lohnt sich, sobald du mehr als 50 Belege pro Monat hast (etwa Lieferanten-Rechnungen, Eingangs-Rechnungen, Quittungen). Der manuelle Versand per E-Mail kostet dich sonst mehr Zeit als die 15 bis 30 EUR pro Monat für die Online-Variante.
DATEVconnect online und Lohnimportdatenservice sind beide Skalierungs-Investitionen: erst sinnvoll, wenn dein Volumen so hoch ist, dass die Lizenzkosten durch eingesparte Personalstunden überkompensiert werden. Faustregel: ab 30 Mitarbeitern wird Lohnimportdatenservice rentabel, ab 100 Belegen pro Monat lohnt sich DATEVconnect online über Middleware.
Kriterium 3: Anbindung an Workflow-Tools (Power Automate, n8n, Make)
Das ist der eigentliche Knock-out-Faktor für Handwerker, die schon mit Workflow-Tools arbeiten.
| Schnittstelle | Power Automate | n8n | Make |
|---|---|---|---|
| CSV-EXTF per E-Mail | Ja, Standard-Aktion `Datei erstellen` + `E-Mail senden` | Ja, Spreadsheet-Node + SMTP-Node | Ja, Tabellenkalkulations-Modul + E-Mail-Modul |
| ASCII-Import (LODAS) | Eingeschränkt — nur über Premium-Connector (13,80 EUR/Nutzer/Monat) oder Azure Function | Sauber — Code-Node + SFTP-Node ohne Premium-Aufschlag | Möglich — Custom-Modul mit Operations-Verbrauch |
| Belegtransfer | Per E-Mail-Versand an Mandanten-Adresse | Per E-Mail-Versand | Per E-Mail-Versand |
| DATEVconnect online | Nur über Middleware-REST-API (Klardaten, Maesn) — dann Standard HTTP-Aktion | Nur über Middleware — dann HTTP-Request-Node | Nur über Middleware — dann HTTP-Modul |
| Lohnimportdatenservice | Nicht direkt — Zeiterfassungs-Software ist der einzige Weg | Nicht direkt | Nicht direkt |
Wenn du als Elektriker oder SHK-Betrieb mit MS365 unterwegs bist und einen ersten DATEV-Workflow bauen willst, ist die Antwort einfach: CSV-EXTF mit Power Automate. Du baust einen Flow, der einmal im Monat alle relevanten Rechnungen aus deiner SharePoint-Liste zieht, in eine CSV mit DATEV-EXTF-Format schreibt und an deinen Steuerberater mailt. Setup in einem Nachmittag, läuft danach von selbst.
Wenn dein Steuerberater dich auf ASCII-Lohn-Import drängt — das passiert bei größeren DATEV-Kanzleien — kommt n8n ins Spiel. Power Automate bekommt das ASCII-Format nur mit Premium-Connector hin. Ein 8-Mann-Betrieb zahlt für 8 Premium-Lizenzen 110 EUR pro Monat zusätzlich, nur um die ASCII-Datei zu erzeugen. Mit n8n auf einem Hetzner-Server (4,51 EUR pro Monat brutto) plus 30-45 Minuten IT-Dienstleister pro Monat liegst du bei 100-150 EUR all-in — und hast nebenbei die Tür für WhatsApp- und Aufmaß-Workflows offen.
Kriterium 4: DSGVO und EU-Hosting
DATEV ist deutsch, das DATEV-Rechenzentrum steht in Nürnberg. Bei den Schnittstellen wird es trotzdem nuanciert.
| Schnittstelle | Datenfluss | EU-Hosting-Bewertung | Pflicht-Aufgabe für dich |
|---|---|---|---|
| CSV-EXTF per E-Mail | Datei verlässt dein System per E-Mail | Abhängig von deinem E-Mail-Anbieter — bei MS365 EU-Rechenzentrum, bei US-Hostern problematisch | Verarbeitungsverzeichnis aktualisieren |
| ASCII-Import per SFTP | Datei landet im Steuerberater-SFTP-Ordner | EU, wenn Steuerberater EU-Server nutzt — meist DATEV-Rechenzentrum | AV-Vertrag mit Steuerberater (sollte ohnehin bestehen) |
| Belegtransfer / Unternehmen Online | Belege landen im DATEV-Rechenzentrum Nürnberg | Vollständig EU — DATEV-Garantie | Verarbeitungsverzeichnis, Mandantenpaket-Vertrag |
| DATEVconnect online | API-Calls zum DATEV-Rechenzentrum Nürnberg | Vollständig EU | Verarbeitungsverzeichnis |
| Lohnimportdatenservice | Daten gehen zertifizierte Software → DATEV-Rechenzentrum | Vollständig EU (DATEV) + abhängig vom Zeiterfassungs-Anbieter | AV-Verträge prüfen mit Zeiterfassungs-Anbieter |
Solange du MS365 mit EU-Datenstandort nutzt und dein Steuerberater auf DATEV bleibt, sind alle fünf Wege DSGVO-konform. Kritisch wird es, wenn du eine Cloud-Software einsetzt, die personenbezogene Daten in die USA überträgt — Zapier ist hier das klassische Beispiel.
Eine konkrete Stolperfalle: wenn dein Steuerberater dir eine Outlook-Adresse vom Typ kanzlei-mueller@gmx.de gibt, läuft dein Beleg-E-Mail-Versand über GMX-Server, nicht DATEV-Server. GMX ist ein deutscher Anbieter, also kein US-Transfer — aber die E-Mail ist trotzdem nicht so geschützt wie ein direkter DATEV-Upload. Für sensible Lohndaten: SFTP statt E-Mail nutzen, oder direkt DATEV Unternehmen Online.
Kriterium 5: Praxis-Tauglichkeit im 8-Mann-Betrieb
Hier scheiden sich Theorie und Realität. Was funktioniert tatsächlich in einem typischen Handwerker-Betrieb mit Inhaber, Bürokraft und 6-8 Monteuren?
| Schnittstelle | Inhaber selbst einrichtbar? | Bürokraft kann Routine pflegen? | Wo bricht es? |
|---|---|---|---|
| CSV-EXTF per E-Mail | Ja, mit 4 Stunden Einarbeitung | Ja — sie sieht den Power-Automate-Flow als Schritt-Liste | Falsche Konto-Nummer in CSV — Steuerberater meldet sich, Korrektur in 10 Min |
| ASCII-Import (LODAS) | Nein — IT-Dienstleister nötig | Nur Routine-Auslösung, keine Wartung | Personalstamm-Änderung (neuer Mitarbeiter) → ASCII-Mapping muss angepasst werden |
| Belegtransfer | Ja, Belegtransfer-Programm ist klick-bar | Ja — scannen + hochladen ist intuitiv | Mandantenpaket-Konfiguration beim Steuerberater — wenn der nicht mitzieht, blockiert es |
| DATEVconnect online | Nein — Middleware-Anbindung ist IT-Dienstleister-Thema | Nur Beleg-Upload-Routinen | Middleware-Vertrag, API-Token-Erneuerung, Versions-Updates |
| Lohnimportdatenservice | Nein | Ja, Stunden-Erfassung in der zertifizierten Software | Zeiterfassungs-Software-Lizenz-Kette + Steuerberater-Aktivierung — drei Beteiligte, ein Fehlerpunkt |
Die ehrliche Wahrheit: in einem Betrieb mit Inhaber + Bürokraft + 6-8 Monteuren funktioniert CSV-EXTF mit Power Automate am stabilsten. Du brauchst keinen IT-Dienstleister auf Abruf, du baust den Flow einmal, deine Bürokraft pflegt die Anfragen-Liste, einmal im Monat wird per Knopfdruck die DATEV-CSV erzeugt und gemailt.
DATEV Unternehmen Online ist der nächste Schritt, wenn dein Beleg-Volumen wächst — typischerweise nach 1-2 Jahren Power-Automate-Routine, wenn du merkst, dass die E-Mail-Verschicke-Methode an Grenzen kommt.
DATEVconnect online und Lohnimportdatenservice sind für mittelständische Betriebe ab 25-30 Mitarbeitern relevant. Vorher: zu viel Aufwand für zu wenig Gewinn.
Drei typische Handwerker-Szenarien — welche Schnittstelle gewinnt?
Genug Theorie. So entscheidet sich das in der Praxis.
Szenario 1: Maler-Betrieb, 6 Mitarbeiter, Steuerberater mit klassischer DATEV-Kanzlei
Konkret: Inhaber-Maler mit 6 Monteuren und einer Bürokraft (Ehefrau). MS365 Business Standard läuft. 30-40 Rechnungen pro Monat, davon 10-15 Eingangs-Rechnungen (Material), 20-25 Ausgangs-Rechnungen (Kunden). Steuerberater nutzt DATEV Rechnungswesen pro und LODAS, will einmal im Monat alles in einem Rutsch.
Empfehlung: CSV-EXTF per E-Mail mit Power Automate.
Setup: Bürokraft trägt Rechnungen weiter in ihre SharePoint-Liste ein (oder Power Automate zieht sie automatisch aus einer Outlook-Vorlage). Einmal im Monat klickt sie auf den "Monatsabschluss"-Button — ein Power-Automate-Flow erzeugt eine CSV im EXTF-Format und mailt sie an die Steuerberater-Adresse. Steuerberater importiert in 5 Minuten in DATEV.
Laufende Kosten: 0 EUR zusätzlich (alles in MS365 inkludiert). Setup-Zeit: 4-6 Stunden für den Inhaber oder eine IT-Dienstleister-Mini-Sitzung (200-300 EUR einmalig).
Szenario 2: SHK-Betrieb, 12 Mitarbeiter, viele Belege, Steuerberater drängt auf Unternehmen Online
Konkret: SHK-Inhaber mit 12 Mitarbeitern. 60-80 Belege pro Monat (Material-Lieferanten, Wartungs-Material, Auto-Tankquittungen). Steuerberater bietet seit Q1 2026 nur noch Mandanten mit DATEV Unternehmen Online an, weil er seine eigene Belegverarbeitung umgestellt hat.
Empfehlung: DATEV Unternehmen Online + Belegtransfer-Programm, plus Power Automate für Ausgangs-Rechnungen.
Setup: Steuerberater richtet das Mandantenpaket ein. Belegtransfer-Programm wird auf dem Bürorechner installiert (kostenlos von DATEV bereitgestellt). Eingehende Lieferanten-Rechnungen werden gescannt oder per Mail-Weiterleitung in den Belegtransfer-Eingangs-Ordner gelegt — von dort gehen sie automatisch nach Unternehmen Online. Ausgangs-Rechnungen aus deinem Rechnungs-Tool werden per Power-Automate-Flow als CSV-EXTF zusammen mit den PDF-Belegen an deine eigene Mandanten-E-Mail-Adresse bei DATEV gesendet.
Laufende Kosten: 11-20 EUR Grundgebühr DATEV Unternehmen Online + 3,50 EUR Belegverwaltung + Speicher (typisch 5-10 EUR/Monat) = 20-35 EUR pro Monat zzgl. USt.
Szenario 3: Trockenbau-Betrieb, 22 Mitarbeiter, Schichtbetrieb, Lohnabrechnung wöchentlich
Konkret: Trockenbau-Unternehmen mit 22 Mitarbeitern, davon 18 gewerblich auf wechselnden Baustellen. Lohnabrechnung wöchentlich wegen Schicht-Modell und Lohnfortzahlungs-Themen. Steuerberater rechnet die Löhne über DATEV LODAS ab.
Empfehlung: n8n für ASCII-LODAS-Generierung — und in 12-18 Monaten Entscheidung zwischen zertifizierter Zeiterfassungs-Software oder Eigenbau.
Setup: MS-Forms (in MS365 inkludiert) erfasst Stunden auf der Baustelle, Power Automate schreibt sie in eine SharePoint-Liste, n8n läuft auf einem Hetzner-Server und konvertiert die Liste einmal pro Woche in eine ASCII-Datei nach DATEV-LODAS-Spezifikation, die per SFTP zum Steuerberater geht. IT-Dienstleister einmalig 1-2 Tage Setup (800-1.500 EUR), danach 30-45 Minuten Wartung pro Monat (50-80 EUR).
Laufende Kosten: 4,51 EUR Server + 80-150 EUR IT-Dienstleister + 10,80 EUR MS365 pro Nutzer für die Bürokraft. Bei 22 Mitarbeitern erfasst du wöchentlich 22 × 5 = 110 Stunden-Datensätze — das schafft n8n problemlos.
Ab welcher Größe lohnt sich der Wechsel zum Lohnimportdatenservice? Faustregel: ab 30 Mitarbeitern oder wenn die n8n-Wartung pro Monat über 200 EUR steigt. Dann rechnet sich eine zertifizierte Zeiterfassungs-Software (hero, clockin, ZEUS) mit Direkt-API zu DATEV.
Was du als Nächstes tun solltest
Konkrete Vorgehensweise — keine Empfehlung im Konjunktiv.
Wenn du noch keine DATEV-Anbindung hast: starte mit CSV-EXTF per E-Mail über Power Automate. Einen Nachmittag investieren, Steuerberater anrufen, Konto-Nummer-Mapping festlegen, Test-CSV schicken. Wenn der Steuerberater die Datei sauber importiert, hast du die Grundlage gelegt — und bezahlst null Euro extra dafür.
Wenn dein Beleg-Volumen über 50 pro Monat liegt: prüfe DATEV Unternehmen Online mit deinem Steuerberater. Die 15-30 EUR pro Monat sind oft schnell durch eingesparte Zeit gedeckt. Power Automate koppelt sich per E-Mail-Versand sauber an.
Wenn dein Steuerberater LODAS-Lohnimport will: evaluiere n8n statt Power Automate-Premium. Ein einmaliger Server-Setup und ein IT-Dienstleister-Vertrag mit 1-2 Stunden pro Monat sind günstiger als die Premium-Lizenz für jeden Nutzer.
Wenn du mehr als 25 Mitarbeiter hast oder wöchentliche Lohnabrechnung: sprich mit Anbietern zertifizierter Zeiterfassungs-Software (Hero, clockin, ZEUS). Der Lohnimportdatenservice rechnet sich erst da. Vorher: Workaround mit n8n ist sauberer.
Was du nicht tun solltest: direkt mit DATEVconnect online starten, ohne Middleware. Du kommst als Handwerker nicht an die Zugangsdaten — und wenn doch, hast du einen Setup-Aufwand von 2-3 Wochen, der sich erst bei 200+ Belegen pro Monat amortisiert.
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Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen DATEV-CSV, DATEV-ASCII und DATEV-XML?
Drei verschiedene Dateiformate, die DATEV zum Import akzeptiert. CSV im EXTF-Format ist eine Tabelle mit fester Spalten-Reihenfolge — Dateiname beginnt mit `EXTF_`, Inhalt sind Buchungssätze oder Stammdaten. Jedes Tool, das CSV schreiben kann, kann das erzeugen — Power Automate, n8n, Make. ASCII ist das Lohn-Format für DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt — feste Zeilen-Struktur, etwa 11 Pflichtfelder pro Datensatz, exotischer und strenger zu validieren. XML wird seltener genutzt, hauptsächlich für komplexe Belegdaten an DATEV Unternehmen Online. Für 95 Prozent der Handwerker-Workflows reicht CSV-EXTF. ASCII wird nur relevant, wenn dein Steuerberater Lohndaten aus deiner Zeiterfassung importiert.
Brauche ich DATEV Unternehmen Online, oder reicht es, wenn mein Steuerberater DATEV nutzt?
Beides ist möglich, kostet aber unterschiedlich. Variante 1: dein Steuerberater hat DATEV, du nicht — du schickst CSV oder PDF per E-Mail, der Steuerberater importiert manuell. Kosten für dich: null. Aufwand für deinen Steuerberater: 30 bis 60 Minuten pro Monat. Variante 2: du buchst DATEV Unternehmen Online dazu — Grundgebühr 11,00 EUR pro Monat für bis zu 10 Nutzer (zzgl. USt., zzgl. Speicher) — und schickst Belege und Buchungssätze automatisch in dein eigenes DATEV-Postfach, dein Steuerberater zieht sie dort ab. Kosten für dich: 11 bis 20 EUR pro Monat. Aufwand für Steuerberater: 10 bis 20 Minuten pro Monat. Faustregel: ab 50 Belegen pro Monat lohnt sich Variante 2.
Wieso gibt es keinen DATEV-Connector in Power Automate oder n8n?
Weil DATEV keine offene REST-API für jedermann anbietet. DATEVconnect online ist eine REST-API, aber nur für zertifizierte DATEV-Partner zugänglich — du bekommst die Zugangsdaten nicht einfach so. Der pragmatische Weg für Power Automate und n8n ist deshalb dateibasiert: das Tool erzeugt eine CSV-EXTF-Datei, packt sie per E-Mail oder SFTP zum Steuerberater oder lädt sie über das Web-Login in DATEV Unternehmen Online hoch. Das funktioniert, ist aber kein 1-Klick-Connector. Wenn du echte API-Anbindung willst, brauchst du entweder eine zertifizierte Vorsystem-Software (Hero, Streit, ToolTime, Sage), die selbst DATEV-Partner ist — oder einen Middleware-Anbieter (Klardaten, Maesn), der die Zertifizierung übernimmt und dir eine normale REST-API anbietet.
Kann ich Stunden aus MS-Forms direkt nach DATEV LODAS übertragen?
Nicht direkt, aber über zwei Stationen. Erste Station: MS-Forms-Antwort triggert einen Power-Automate-Flow, der die Stunden in eine SharePoint-Liste schreibt — bis hier alles in der MS365-Lizenz inkludiert. Zweite Station: ein zweiter Flow (oder ein n8n-Workflow auf einem kleinen Server) liest die SharePoint-Liste einmal pro Monat aus und erzeugt eine ASCII-Datei nach DATEV-LODAS-Format. Die Datei landet per E-Mail-Anhang beim Steuerberater oder per SFTP in seinem Eingangs-Ordner. Steuerberater liest die Datei in LODAS ein, fertig. Power Automate schafft ASCII-Erzeugung nur mit Premium-FTP-Connector (13,80 EUR pro Nutzer und Monat zusätzlich) oder Workaround über Azure Function. n8n schafft das mit einem Code-Node in 20-30 Zeilen JavaScript ohne Premium-Aufschlag. Empfehlung für Betriebe ab 8 Mitarbeitern: zweistufiger Aufbau, Power Automate für Erfassung, n8n für LODAS-Ausgabe.
Was kostet der Lohnimportdatenservice von DATEV — und brauche ich den überhaupt?
Den Lohnimportdatenservice braucht ein 5- bis 15-Mann-Betrieb in 90 Prozent der Fälle nicht. Das ist eine direkte API-Schnittstelle, mit der zertifizierte Zeiterfassungs-Programme (Hero, clockin, ZEUS) Stunden direkt in DATEV Lohn und Gehalt schreiben — ohne CSV, ohne ASCII, ohne manuelles Einlesen. Preis-Modell: Konditionen nicht öffentlich, läuft über die Zeiterfassungs-Software, die DATEV-Marktplatz-Partner sein muss. Realistisch nur lohnend bei mehr als 30 Mitarbeitern oder bei sehr hoher Lohnabrechnungs-Frequenz (wöchentlich, Schichtbetrieb). Für den klassischen Inhaber-Betrieb mit monatlicher Lohnabrechnung: ASCII-Datei einmal im Monat reicht. Der Steuerberater liest die in 5 Minuten ein. Die Direkt-API spart effektiv 30 Minuten pro Monat — die Lizenzkosten der zertifizierten Software (etwa 8-15 EUR pro Mitarbeiter und Monat) sind den Aufwand selten wert.