🛠 Beta-Phase — Diese Seite ist die Roadmap. Detail-Artikel mit Tool-Tests, Screenshots und Vorlagen kommen wöchentlich. Mehr zur Pipeline unter Methodik.
Worum es geht
Betriebspilot ist ein Praxis-Blog. Zielgruppe: Inhaber von Bauunternehmen und Bauhandwerk. Thema: Büro-Automatisierung mit Tools, die du dir leisten kannst.
Wir schreiben keine Hype-Texte über "KI im Handwerk". Wir dokumentieren konkrete Workflows. Was kostet aktuell Zeit. Mit welchem Tool lässt sich das automatisieren. Wie wird das eingerichtet. Schritt für Schritt.
Geschrieben werden die Artikel von einer Pipeline aus zehn KI-Agents. Geprüft nach einer öffentlichen Qualitäts-Methodik mit elf Kriterien — vom Quellen-Beleg über Praxisnähe bis hin zu Tippfehlern und Klammer-Hygiene. Jeder Artikel muss eine Schwelle von 9,5 erreichen, sonst geht er zurück in die Korrektur. Vor Veröffentlichung gibt es immer eine redaktionelle Freigabe.
Aktueller Stand: Die Pipeline läuft. Drei Detail-Artikel sind live. Diese Roadmap zeigt, was als Nächstes kommt.
Geplante Workflows (15 Themen)
Sortiert nach geschätztem Setup-Aufwand. Jedes Thema bekommt einen eigenen Detail-Artikel mit Tool-Workflow, Screenshots und einer downloadbaren Vorlage.
Quick Wins (Setup < 1 Stunde)
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Kundenanfragen aus E-Mail, Web und WhatsApp in einer Liste sammeln — Tool-Optionen: Microsoft Power Automate, n8n, Make. Zielgruppe: Maler-Betriebe und kleine Bauunternehmen mit hohem Anfrage-Volumen.
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E-Mail-Anhänge automatisch nach Projekt in SharePoint ablegen — Pflichtthema für MS365-Nutzer. Spart Suchzeit beim Belege-Wiederfinden.
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Termin-Bestätigungen 24h vorher automatisch per SMS oder E-Mail — Reduziert No-Shows bei Vor-Ort-Terminen. Tool: Microsoft Bookings oder n8n + Twilio.
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WhatsApp-Anfragen strukturiert erfassen — mit Auto-Antwort, Aufgabe in Planner und Übergabe an die Anfrage-Liste aus #1.
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Rechnungseingang vorsortieren — automatische Lieferanten- und Projekt-Erkennung beim Eintreffen einer PDF-Rechnung.
Mittlerer Aufwand (1-3 Stunden Setup)
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Angebote mit KI vorbereiten — Prompt-Vorlagen für wiederkehrende Leistungspositionen, kombiniert mit den Stammdaten aus dem CRM.
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Offene Angebote automatisch nachverfolgen — Follow-up-Mails nach 7/14/21 Tagen mit Bezug auf den konkreten Angebots-Inhalt.
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Baustellen-Dokumentation per Foto — automatische Sammlung pro Projekt mit Datum, Ort und Auto-Tags.
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Stundenzettel aus Outlook-Kalender erzeugen — wenn Kalender-Einträge sauber projektbezogen geführt werden.
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Lieferanten-Anfragen parallelisieren — eine Anfrage gleichzeitig an mehrere Lieferanten, Antworten zentral in einer Vergleichs-Liste.
Größere Workflows (halber Tag bis ganzer Tag Setup)
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Digitale Bauakte — Ordnerstruktur, Berechtigungen, automatische Ablage neuer Dokumente nach Projekt-Phase.
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Nachtragsverwaltung — mit Versionierung der Leistungen, Genehmigungs-Workflow und automatischem Vergleich zur ursprünglichen Angebots-Position.
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Aufmaß-Erfassung mobil — App-Eingabe vor Ort, automatische Übergabe an Rechnungs-Position.
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Mängelmanagement mit Foto und GPS — Erfassung beim Begehen, Zuweisung an Verantwortlichen, Frist-Erinnerung.
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End-to-End: Anfrage → Angebot → Auftrag → Rechnung — der ganze Prozess in einer Strecke. Großes Thema, kommt in mehreren Detail-Artikeln.
Welcher Workflow für welchen Betrieb?
Grobe Orientierung. Der konkrete Einstieg hängt am Tool-Stack.
Maler-Betrieb, 5-15 Mitarbeiter. Workflow #1 und #7 bringen am meisten. Anfragen erfassen, Angebote nachfassen. Beides dreht sich um den teuersten Verlust: Aufträge, die nie zustande kommen.
Bauunternehmen, 20-50 Mitarbeiter. Hebel bei #11 und #12. Digitale Bauakte und Nachträge. Hier verbrennt die Verwaltung die meisten Stunden.
Elektriker und Heizung-Sanitär. WhatsApp ist meist der Haupt-Eingangskanal. Also #4. Dazu #13 — mobile Aufmaß-Erfassung, wenn die Baustellen verteilt sind.
Das ist Branchenbild, kein Versprechen. Die Detail-Artikel zeigen konkrete Beispiel-Setups. Dort steht, wann sich was rechnet.
Wie es weitergeht
Ein bis drei Detail-Artikel pro Woche. Quick Wins zuerst, weil sie am schnellsten Wirkung zeigen. Status auf dieser Seite wird laufend aktualisiert.
Du willst ein bestimmtes Thema vorgezogen sehen? Schreib an die Impressum-Adresse. Anregungen aus echten Betrieben verändern die Reihenfolge.
Häufige Fragen
Warum gibt es noch keine Detail-Artikel?
Wir starten gerade. Detail-Artikel mit Step-by-Step, Tool-Tests und Vorlagen kommen wöchentlich. Wie das produziert wird, steht unter /methodik.
Wann ist welcher Artikel fertig?
Ein bis drei pro Woche. Quick Wins zuerst (1-5), dann mittlerer Aufwand, dann die großen Workflows. Diese Roadmap wird laufend aktualisiert.
Kann ich Themen vorschlagen?
Ja. Anregungen, Fragen, konkrete Probleme aus deinem Betrieb gehen an die im Impressum hinterlegte Adresse. Was nachgefragt wird, ziehen wir vor.