Stundenzettel digital erfassen: Workflow für Elektriker

Stunden, die nicht erfasst sind, sind verlorene Stunden. Notdienst-Einsätze nachts, Wartungen am Samstag, der Zettel im Combi — bis die Bürokraft zwei Wochen später fragt, ist die Hälfte vergessen.

In einem Elektriker-Betrieb mit 8 Monteuren summiert sich das schnell: pro Monteur und Woche verschwinden 1 bis 1,5 Stunden im Erinnerungsnebel. Bei 65 EUR effektivem Stundensatz sind das 24.000 bis 48.000 EUR pro Jahr, die nicht abgerechnet werden — nicht weil schlecht gearbeitet wurde, sondern weil der Zettel im Auto blieb.

Diese Anleitung baut einen Stundenzettel am Handy, der in 30 Sekunden ausgefüllt ist, und einen automatischen DATEV-CSV-Export für deinen Steuerberater. Kein neuer Vertrag, keine zweite Software. Alles aus deiner MS365-Lizenz.

Was du in diesem Artikel mitnimmst:

• Ein Stundenzettel-Formular am Handy, das in 30 Sekunden ausgefüllt ist
• Eine SharePoint-Liste, in der jede Stunde mit Kostenstelle landet
• Einen automatischen DATEV-CSV-Export am ersten jedes Monats
• Eine ehrliche Antwort, wann clockin oder ACHIM die bessere Wahl sind

Was dich der Status quo kostet

Du kennst die Szene. Freitagabend kommt der Geselle von der PV-Anlage, knickt den Zettel ins Hemd. Samstag Nacht Notdienst, drei Stunden raus. Der Zettel bleibt im Combi. Montag wechselt er in den anderen Wagen. Mittwoch fragt die Bürokraft: "Wie viele Stunden Samstag?" Antwort: "Drei. Glaub ich."

Aus drei werden zweieinhalb. Im Zweifel für den Kunden, nicht für den Betrieb.

Der typische Papier-Zerfall im Elektriker-Alltag

Das Problem ist nicht, dass deine Monteure unehrlich sind. Das Problem sind die Übergaben. Papier im Auto. Excel auf dem Bürokraft-PC. Notdienst-Einsätze, die montags rekonstruiert werden, wenn das Wochenende schon nebelig ist.

Bei einem Konzessionsbetrieb mit acht Mitarbeitern verlierst du zuverlässig eine bis zwei Stunden pro Monteur und Woche. Das ist nicht der Worst Case. Das ist der Mittwoch.

Die Rechnung

Rechnen wir das durch. "Effizienz steigern" sagt nichts.

• Acht Mitarbeiter, davon sechs Gesellen und zwei Azubis. Rechnen wir mit acht voll.
• 50 Arbeitswochen pro Jahr.
• Eine bis zwei vergessene Stunden pro Monteur und Woche.
• 60 EUR effektiver Stundensatz (Lohn plus Lohnnebenkosten plus deine Marge auf der Stunde).

Macht 24.000 bis 48.000 EUR pro Jahr, die du verlierst.

Dazu kommt der weiche Schaden. Die Bürokraft tippt jede Woche vier bis acht Stunden Papier ab. Bei 25 EUR Bürokosten sind das weitere 5.000 bis 10.000 EUR pro Jahr für doppelte Arbeit. Plus zwei bis vier Stunden Bürokraft pro Monat für die PDF-Sammlung an den Steuerberater. Plus deine eigenen Nerven.

Schau dir die Themen-Roadmap für Bauhandwerk an, falls du noch andere Hebel im Büro suchst. Stundenzettel ist nur einer von acht typischen Zeitfressern.

BAG-Urteil 2022: Erfassung ist Pflicht

Es gibt einen zweiten Grund. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) muss jeder Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen. Objektiv, verlässlich, zugänglich.

Elektronisch ist nicht zwingend. Papier kann reichen. Was nicht reicht: reines Vertrauen ohne Aufzeichnung. Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgröße. Auch im Handwerk.

Wir kommen am Ende ehrlich darauf zurück, was MS Forms rechtlich kann und was nicht. Spoiler: Erfassungs-Pflicht ja, Audit-Log für den Streitfall nein. Mehr in Abschnitt 9.

Zielbild: Monteur tippt am Handy, DATEV-CSV landet im Steuerberater-Postfach

Bevor wir klicken, das Bild vom Endzustand.

Tagesablauf Monteur: 30 Sekunden am Handy

Drei Wege zum Formular: QR-Code an der Werkstatt-Tür, Lesezeichen am Handy, Link in der WhatsApp-Gruppe. Einmal tippen, das Formular öffnet sich. Vier bis fünf Felder:

• Datum — heute ist vorbelegt
• Schicht-Typ — Normal, Überstunde, Bereitschaft, Notdienst-Einsatz, Sonntag, Nacht, Krank, Urlaub
• Stunden — Komma als Trennzeichen, also 8,5 für acht Stunden dreißig
• Kostenstelle — Dropdown der laufenden Bauvorhaben, gepflegt von der Bürokraft
• Bauvorhaben-Detail — optional, etwa "Wallbox Schmidt EG" oder "PV-Anlage Müller Dach Süd"

Klick auf Senden. Fertig. Beim dritten Mal sind das 30 Sekunden.

Typische Eingabe Freitagabend: "Müller Mehrfamilienhaus, Normal, 8,5, Kostenstelle PV-Müller-MFH". Samstag Nacht: "Hausverwaltung Schmidt, Notdienst-Einsatz, 3, Kostenstelle Notdienst".

Was die Bürokraft monatlich bekommt

Eine E-Mail. Erster Werktag des Folgemonats, 6 Uhr morgens. Anhang: "Stundenexport_Mai_2026.csv". Elf Spalten, exakt im DATEV-LODAS-Format. Im Body: "187 Buchungen aus Mai 2026. Bitte vor Import Personalnummern und Lohnart-Nummern prüfen."

Anhang weiter an den Steuerberater. Der lädt die Datei per ASCII-Import in LODAS. Fertig.

Statt zwei bis vier Stunden Abtipperei plus PDF-Versand: fünf Minuten Kontrolle. Statt zehn Tage Verzögerung: Datenstand vom Ersten des Monats.

Bonus: Echtzeit-Nachkalkulation

Jede Stunde hängt an einer Kostenstelle. In SharePoint filterst du mit zwei Klicks: "PV-Anlage Müller hat schon 47 Stunden gefressen, kalkuliert waren 30." Du erfährst das Donnerstag, nicht beim Monatsabschluss.

Früher gewusst heißt nachverhandeln statt verlieren. Oder den nächsten Auftrag richtig bepreisen.

Was du brauchst (90 Minuten, ein Anruf, kein neuer Kauf)

Bevor du loslegst, ehrlicher Check. Vier Punkte müssen stimmen.

MS365 Business Standard, 10,80 EUR pro User und Monat

MS Forms, Power Automate und SharePoint stecken in Microsoft 365 Business Standard. Wenn du Outlook und Teams nutzt, hast du alle drei schon bezahlt. Der Standard-Tarif kostet aktuell 10,80 EUR pro Benutzer und Monat — jährlich abgerechnet, ohne Mehrwertsteuer.

Du brauchst keinen Premium-Konnektor. Standard reicht. Alle drei Bausteine sind in jeder Business-Lizenz drin.

Deine Monteure brauchen keine eigene Power-Automate-Lizenz. Der Flow läuft unter einem einzigen Konto — am besten unter einem Service-Account. Die Monteure brauchen nur eine MS365-Lizenz, um das Formular im Browser zu öffnen. Wer ohnehin Outlook auf dem Diensthandy hat: kein neuer Kauf.

Achtung Preis-Timing. Microsoft hat für den 1. Juli 2026 eine Erhöhung um 12 Prozent angekündigt. Wenn dein Jahres-Abo bald ausläuft, verlänger vorher. Spart auf zwölf Monate gerechnet ungefähr eine Monatsmiete pro Lizenz. Mehr zur Quellen-Disziplin in unserer Methodik.

Ein Anruf beim Steuerberater

Das ist die Pflicht-Vorarbeit. Ohne sie ist der Rest umsonst.

15 Minuten Telefonat. Frage: "Welche Lohnart-Nummern hast du in meinem Mandanten gepflegt für Normal, Überstunde, Sonntags-Zuschlag, Nacht, Notdienst-Bereitschaft, Notdienst-Einsatz, Krank, Urlaub?"

Die Nummern sind betriebs-individuell. Bei einem Steuerberater steht für "Normal" 100. Bei einem anderen 0100. Bei einem dritten 1010. Niemand kann das von außen wissen. Die Liste lebt in der DATEV-Konfiguration deines Mandanten.

Ohne diese Liste bricht der CSV-Import in LODAS ab. DATEV verwirft jede Zeile mit unbekannter Lohnart.

Mach das vorher. Nicht erst nach dem Flow-Bau. Sonst sitzt du am Setup-Abend mit halb-funktionierender Lösung.

Empfehlung: ein eigener Service-Account

Hier scheitern ein Drittel aller DIY-Workflows. Du baust den Flow unter deinem persönlichen Konto. Ein Jahr später scheidet ein Bauleiter aus, der mitgebaut hat. Oder dein Login ändert sich. Der Flow wird zum verwaisten Flow und stoppt ohne Vorwarnung.

Bei Stundenzetteln merkt das niemand sofort. Die Monteure denken, ihre Antworten sind drin — und sie sind es auch, in Forms. Aber sie landen nicht in SharePoint. Der Monatsexport ist leer.

Zwei Lösungen:

Empfehlung A — kostet 10,80 EUR pro Monat. Ein Konto wie "automatisierung@deinefirma.de" mit eigener Business-Standard-Lizenz. Alle Flows laufen darunter. Dieses Konto scheidet nicht aus.

Empfehlung B — gratis. Du bist Besitzer, deine Bürokraft und dein IT-Dienstleister sind Mitbesitzer. Drei Personen müssten gleichzeitig ausfallen.

Setz dir einen Quartals-Termin im Kalender: "Sind die Flows noch aktiv?" Fünf Minuten Aufwand. Vermeidet sechs Wochen Ärger.

Wann du hier aufhören solltest

Ehrliche Eingrenzung. Wenn einer dieser drei Fälle auf dich zutrifft, ist dieser Artikel nichts für dich.

Erstens: Du nutzt schon clockin, ACHIM, TimeTrack oder time4. Nimm die DATEV-Schnittstelle des bestehenden Tools. Doppelte Erfassung hält kein Team durch.

Zweitens: Du nutzt schon DATEV Unternehmen online mit dem Modul "Lohn Vorerfassung online". Der direkte Weg schlägt CSV-Bastelei immer.

Drittens: Du erwartest Arbeitsgerichts-Verfahren oder hast Streit-Historie. Dann brauchst du echten Manipulationsschutz. Den hat MS Forms nicht. Spring in Abschnitt 9.

Sonst weiter.

Schritt 1: MS-Forms-Template für die Stundenerfassung

Jetzt geht es los. In MS Forms auf "Neues Formular" klicken. Titel: "Stundenzettel — Elektrobetrieb Mustermann". Acht Felder anlegen.

Die acht Pflichtfelder

Schicht-Typ mit Verzweigung — der Schlüssel für Notdienst

MS Forms kann "Verzweigung" (englisch: Branching). Folgefragen erscheinen nur, wenn eine bestimmte Antwort gewählt wurde. Genau das brauchen wir für Notdienst.

Wählt der Monteur "Notdienst-Einsatz", erscheinen zwei zusätzliche Felder: Beginn-Uhrzeit und Ende-Uhrzeit. Damit kann der Flow später ausrechnen, wie viel Anteil in die Nachtzeit fiel.

Wählt er "Krank" oder "Urlaub", wird das Stunden-Feld ausgeblendet. Bei Krank und Urlaub reicht die Tageszahl mit einem Bearbeitungsschlüssel in LODAS.

Wichtig: Der Monteur soll nie die Lohnart-Nummer eintippen. Er kennt sie nicht. Er soll sie nicht kennen. Ein Tippfehler an dieser Stelle bricht den ganzen Import. Er wählt den Schicht-Typ als Klartext. Die Übersetzung in die Lohnart-Nummer macht der Flow.

Lohnart-Dropdown vs. Schicht-Typ — warum zwei Felder besser sind

Du könntest den Monteur direkt die Lohnart-Nummer wählen lassen. Mach das nicht.

Erstens: Der Monteur muss sich Zahlen merken, die für ihn keine Bedeutung haben. "Was war 250 nochmal? Sonntag oder Nacht?"

Zweitens: Wenn dein Steuerberater 2027 die Nummern umstellt — das passiert öfter als gedacht — musst du das Formular ändern und alle Monteure neu schulen.

Besser: Der Monteur wählt "Schicht-Typ = Notdienst-Einsatz". Der Flow weiß intern: Notdienst-Einsatz → Lohnart [Lohnart-Nr.].

Diese Zuordnungs-Liste pflegst du an einer Stelle. Ändert dein Steuerberater die Nummer, änderst du genau dort eine Zeile. Nicht das Formular. Nicht die Schulung.

Schritt 2: SharePoint-Liste als Sammel-Speicher

In deiner SharePoint-Website oben rechts auf "Neu" → "Liste". Name: "Stundenzettel". Die leere Liste hat eine Spalte "Titel", die wir gleich umnutzen oder verstecken.

Die Spalten

Wichtig — und das ist kein kosmetisches Detail. Spaltennamen ohne Leerzeichen und ohne Umlaute. Also "SchichtTyp", nicht "Schicht Typ". SharePoint speichert Leerzeichen intern als _x0020_. Beim OData-Filter im Flow, den wir gleich brauchen, funktioniert das nicht. Stundenlange Fehlersuche.

Personalnummer und Datum als indizierte Spalten markieren — in den Listen-Einstellungen unter "Indizierte Spalten". Das macht den Monats-Filter im Export-Flow performant, auch wenn du nach drei Jahren 6.000 Einträge hast.

Der erste Flow: Forms-Antwort → SharePoint-Element

Geh auf make.powerautomate.com. Die Doku zu Forms-Szenarien findest du bei Microsoft Learn. Klick auf "Neuer Flow" → "Automatisierter Cloud-Flow".

Auslöser: "Wenn eine neue Antwort gesendet wird" im MS-Forms-Konnektor. Formular-ID auswählen.

Vier Aktionen in dieser Reihenfolge:

1. "Antwortdetails abrufen". Ohne diesen Schritt liefert der Auslöser nur eine Antwort-ID. Die echten Antworten holst du erst hier.

2. "Switch". Eine Verzweigung nach Schicht-Typ. Jeder Zweig setzt eine Variable LohnartNr auf die richtige Nummer aus deiner Steuerberater-Liste. Normal → [Lohnart-Nr.], Sonntag → [Lohnart-Nr.], Notdienst-Einsatz → [Lohnart-Nr.].

3. "Element erstellen" im SharePoint-Konnektor. Site-URL und Liste "Stundenzettel" auswählen. Mapping der Forms-Antworten plus LohnartNr auf die SharePoint-Spalten.

4. Optional: "E-Mail senden (V2)" als Bestätigung an den Monteur. "Deine 3,5 Stunden Hausverwaltung Schmidt Notdienst sind erfasst." Schafft Vertrauen in der Einführungsphase.

Flow speichern. Einen Test mit dem eigenen Account machen. Prüfen, ob in SharePoint ein Eintrag erscheint. Wenn ja: weiter.

Berechtigungen und Datenschutz

Stundendaten sind besonders sensible Beschäftigtendaten nach §26 BDSG. Praktische Lösung für einen 5- bis 15-MA-Betrieb:

• Default-Ansicht "Meine Stundenzettel" mit Filter "Erstellt von = [Ich]". Die sieht jeder Monteur beim Öffnen der Liste.
• Zweite Ansicht "Alle" für Bürokraft und dich — Filter aus, sortiert nach Datum.
• Mitarbeiter-Information nach Art. 13 DSGVO einmal an alle Monteure verteilen. Muster im Asset-Bundle.
• Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis: "Stundenzettel-Erfassung in MS Forms + SharePoint, Aufbewahrung 6 Jahre."

Echte Element-Level-Berechtigungen — jeder Eintrag mit eigenen Rechten — gehen technisch. Bei 5 bis 15 Mitarbeitern ist das aufwendiger als nötig. Filter-Ansicht plus Mitarbeiter-Info reichen.

Schritt 3: Der monatliche DATEV-CSV-Export

Jetzt der zweite Flow. Läuft einmal im Monat. Schickt die fertige DATEV-CSV an die Bürokraft.

Wiederholungs-Auslöser: 1. Werktag, 6 Uhr Amsterdam/Berlin

Neuer Flow → "Geplanter Cloud-Flow" → Auslöser "Wiederholung" (Recurrence).

Konfiguration:

• Frequenz: Monat
• Intervall: 1
• Start-Datum: 01.06.2026, 06:00 Uhr
• Zeitzone: "(UTC+01:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Rom, Stockholm, Wien"

Die Zeitzone ist der Punkt, an dem 90 Prozent aller Anfänger-Flows scheitern. Ohne diese Einstellung läuft der Flow in UTC. Im Sommer kommt die Mail dann nicht um 6 Uhr deutscher Zeit, sondern um 8 Uhr. Eklig vor allem, weil es im Test (Winter) funktioniert und beim Sommerzeit-Wechsel kaputtgeht.

Einen "erster Werktag des Monats"-Auslöser hat Power Automate nicht. Pragmatisch: Flow läuft am 1. jedes Monats. Wenn der 1. auf ein Wochenende fällt, prüft die Bürokraft die Mail am ersten Werktag. Reicht.

Aktion "Elemente abrufen" mit OData-Filter

Aktion "Elemente abrufen" (Get items) auf der Liste "Stundenzettel".

OData ist die Abfrage-Sprache, mit der Power Automate aus einer SharePoint-Liste die passenden Zeilen heraussucht. Ähnlich wie "filtern" in Excel, nur als kurze Text-Formel:

Datum ge 'formatDateTime(subtractFromTime(startOfMonth(utcNow()),1,''Month''),''yyyy-MM-dd'')'
and Datum lt 'formatDateTime(startOfMonth(utcNow()),''yyyy-MM-dd'')'

Auf Deutsch: "Hol mir alle Einträge mit Datum nach Anfang des Vor-Monats und vor Anfang des aktuellen Monats." Der Ausdruck subtractFromTime(...,1,'Month') zieht exakt einen Monat ab. Wichtig: Ein simples addDays(...,-31) bezieht im Februar den 31. Januar mit ein. Doppel-Erfassungen.

Top Count auf 5.000 setzen. So heißt das Feld in der Power-Automate-Oberfläche. Gemeint ist die maximale Anzahl Einträge, die der Flow pro Lauf aus der Liste holt. Das ist die SharePoint-Abfrage-Grenze pro Lauf — nicht zu verwechseln mit dem 6.000-Aktionen-Tageslimit von Power Automate. Bei acht Mitarbeitern und 250 Arbeitstagen pro Jahr hast du höchstens 200 Einträge pro Monat. Weit unter dem Limit.

Die _x0020_-Falle gilt auch hier. Wenn die Spalte versehentlich "Schicht Typ" mit Leerzeichen heißt, scheitert der Filter mit einem "Bad Request". Darum: Spaltennamen ohne Leerzeichen.

DATEV-CSV bauen: 11 Felder, Semikolon, ANSI

Im nächsten Schritt: Aktion "Erstellen einer CSV-Tabelle" (Create CSV table). Spalten genau in dieser Reihenfolge mappen, wie es die DATEV-LODAS-ASCII-Spezifikation vorgibt:

Zum Schluss: E-Mail mit CSV als Anhang

Letzte Aktion: "E-Mail senden (V2)".

• Empfänger: Bürokraft. Steuerberater optional ins CC.
• Betreff: "Stundenexport Mai 2026 — DATEV-LODAS-Import"
• Body: Ein Absatz Klartext mit der Anzahl Buchungen plus dem Hinweis "Bitte vor Import Personalnummern und Lohnart-Nummern prüfen."
• Anhang: Das CSV aus "Erstellen einer CSV-Tabelle". Dateiname dynamisch: Stundenexport_[Monatsname]_[Jahr].csv.

Speichern. Einmal manuell ausführen mit "Flow ausführen". Prüfen, ob die Mail mit CSV ankommt. Wenn ja: fertig.

Schritt 4: Mapping-Tabelle mit dem Steuerberater abstimmen

Diesen Schritt erledigst du am besten vor Schritt 1 — steht oben in den Voraussetzungen. Hier die ausführliche Variante.

Die Mapping-Tabelle: Schicht-Typ → Lohnart-Nummer

Diese Tabelle ist kein Wikipedia-Artikel. Die echten Nummern hat dein Steuerberater im Kopf oder in LODAS gepflegt. Ein Anruf reicht.

Rufbereitschaft, Bereitschaftsdienst, Notdienst — drei Sachen, drei Lohnarten

Im Elektriker-Handwerk gibt es drei rechtlich unterschiedliche Formen der Bereitschaft. Sie dürfen im Stundenzettel nicht gemischt werden.

Rufbereitschaft. Der Monteur kann sich frei bewegen, muss nur erreichbar sein. Die Bereitschafts-Zeit selbst ist keine Arbeitszeit — abgegolten mit einer Pauschale. Erst der tatsächliche Einsatz ist Arbeitszeit. Eigene Lohnart für die Pauschale.

Bereitschaftsdienst. Der Monteur muss am festgelegten Ort bleiben, etwa in der Werkstatt. Das ist komplett Arbeitszeit, oft mit niedrigerem Stundensatz als normale Arbeit. Eigene Lohnart.

Notdienst-Einsatz. Tatsächlicher Einsatz beim Kunden außerhalb der Normalarbeitszeit. Volle Arbeitszeit plus Zuschlag. Eigene Lohnart.

Im Forms-Template sind das drei separate Schicht-Typen. Der Monteur muss nicht die rechtliche Kategorie entscheiden — er weiß ja, was er gemacht hat. Zuhause erreichbar. In der Werkstatt gesessen. Beim Kunden Schmidt. Das Mapping macht der Flow.

Pauschalsätze und Zuschlags-Prozente gehören NICHT in den Flow

Die konkrete Vergütung pro Lohnart — 25 EUR Notdienst-Pauschale pro Nacht, 50 Prozent Sonntags-Zuschlag — gehört nicht in MS Forms oder Power Automate. Das pflegt der Steuerberater in DATEV LODAS.

Du lieferst nur drei Dinge: Stunden, Lohnart-Nummer, Kostenstelle. LODAS rechnet daraus die Euro-Beträge.

Der Vorteil: Wenn der Tarifvertrag 2027 die Sonntags-Zuschläge ändert, ändert der Steuerberater eine Einstellung in LODAS. Dein Flow läuft unverändert weiter. Der einzige Punkt, an dem du eingreifen musst, ist eine geänderte Lohnart-Nummer. Und auch das ist eine Zeile im Switch.

Sechs Sollbruchstellen, die du im Setup adressieren musst

Lohnart-Falsch-Auswahl und Personalnummer-Tippfehler

Stünde die Lohnart als Freitext statt Dropdown im Formular, würde jeder Monteur "Normal" oder "Stunden" reintippen — oder das Feld leer lassen. LODAS verwirft solche Zeilen kommentarlos. Du merkst das erst, wenn die Lohnabrechnung zurückkommt und Stunden fehlen.

Gleicher Stolperstein bei der Personalnummer. Ein Tippfehler — 0042 statt 0420 — und LODAS findet keinen Stammdatensatz. Lösung: Personalnummer als Forms-Frage mit Validierungs-Regel "4 Stellen, nur Zahlen". Lohnart als Dropdown. Beide Felder Pflicht.

Schlechtes Netz auf der Baustelle

MS Forms braucht für die Sendebestätigung Online-Verbindung. Im Keller, in der Tiefgarage, bei einer PV-Anlage in ländlicher Streulage kommt das Senden nicht durch. Theoretisch hält das Handy die Antwort im Browser-Cache. Praktisch schließen viele Monteure das Tab oder das Handy geht aus. Antwort weg.

Pragmatische Lösung: Stundenzettel am Ende des Tages erfassen — im Auto oder zuhause mit WLAN, nicht zwischendurch. Bei Betrieben mit oft schlechtem Netz auf den Baustellen ist eine spezialisierte App mit Offline-Cache der bessere Weg. Mehr dazu in Abschnitt 9.

BAG-Urteil 2022: kein Manipulationsschutz

Das BAG-Urteil verlangt "objektiv, verlässlich, zugänglich". MS Forms erfüllt die Erfassungs-Pflicht. Was es nicht bietet: einen fälschungssicheren Änderungs-Nachweis.

Fachbegriff: Audit-Log mit Hash-Kette — eine technische Protokoll-Datei, die jede nachträgliche Änderung sichtbar macht und beweisen kann, dass nichts manipuliert wurde.

Der SharePoint-Versionsverlauf protokolliert Änderungen pro Listen-Eintrag. Aktivierst du in den Versionierungs-Einstellungen. Das ist ein Notfall-Beleg, juristisch aber schwächer als eine Stempel-Uhr-App.

Ehrliche Aussage: Für einen normalen Konzessionsbetrieb ohne Streit-Historie reicht das. Wenn du Arbeitsgerichts-Verfahren wegen Lohn-Klagen erwartest oder schon hattest: clockin oder ACHIM. Mehr in Abschnitt 9.

DSGVO: besonders sensible Beschäftigtendaten

Stundenzettel enthalten Klarname über die Personalnummer, Arbeitszeit-Verteilung, Kostenstelle, oft Kundendaten. §26 BDSG, besonders sensibel.

Microsoft ist Auftragsverarbeiter. Der Standard-Microsoft-DPA deckt das ab. Kein Extra-Vertrag nötig. Daten liegen durch die EU Data Boundary in der EU/EFTA. Ohne Aufpreis.

Pflicht-Hausaufgaben:

• Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis: "Stundenzettel-Erfassung in MS Forms + SharePoint, Aufbewahrung 6 Jahre."
• Mitarbeiter-Information nach Art. 13 DSGVO. Muster im Asset-Bundle.
• Filter-Ansicht "Meine Stundenzettel" aktivieren, damit kein Monteur zufällig die Stunden der Kollegen sieht.

Verwaister Flow und Backup-Plan

Scheidet der Owner aus oder läuft ein Konnektor-Token ab, stoppt der Flow ohne Vorwarnung. Bei Stundenzetteln besonders kritisch — jeden Tag müssen Antworten landen. Ein dreitägiger Ausfall bedeutet Vertrauensverlust im Team.

Drei Schichten Schutz:

Erstens der Service-Account als Owner. Siehe Voraussetzungen.

Zweitens ein Wochen-Check der Bürokraft: "Anzahl Forms-Antworten Montag bis Freitag = Anzahl SharePoint-Einträge?" Zwei Minuten pro Woche.

Drittens der Notfall-Plan: Die Forms-Antworten bleiben in Forms selbst gespeichert. Bis zu 5 Millionen pro Formular, laut Microsoft. Stoppt der Flow, exportierst du die Antworten manuell als Excel aus Forms und importierst sie nach SharePoint. Keine Daten gehen verloren.

Kostenstellen-Disziplin

Lässt der Monteur die Kostenstelle leer, weißt du nicht, ob PV-Anlage Müller profitabel war. Drei Maßnahmen:

• Kostenstelle als Pflichtfeld im Formular. Lässt sich nicht überspringen.
• Dropdown mit laufenden Bauvorhaben, gepflegt von der Bürokraft am Montag-Morgen.
• Default-Werte für nicht-projektbezogene Tage: "WERKSTATT" für Vorbereitung und Materialeinkauf, "INTERN" für Bürotag, Schulung oder Krank.

Wann clockin, ACHIM, TimeTrack oder DATEV der bessere Weg sind

90 Minuten Setup, fertige Pipeline, null neue Software-Subscription über deinen MS365-Vertrag hinaus. Beziehungsweise 10,80 EUR pro Monat für den Service-Account.

Trotzdem ist DIY-MS365 nicht für jeden der beste Weg.

Wann clockin oder ACHIM den Aufpreis wert sind

Wann lohnt sich der Wechsel auf clockin oder ACHIM? Vier Auslöser.

Erstens: du hattest schon Lohn-Streit vor Gericht und brauchst einen Audit-Log mit Manipulationsschutz. SharePoint-Versionsverlauf ist da juristisch schwächer.

Zweitens: du musst gegenüber Generalunternehmern oder Versicherungen einen Präsenz-Nachweis führen. GPS-Tracking und Foto-Upload pro Stunde — das hat MS Forms nicht.

Drittens: eure Baustellen liegen oft in Kellern, Tiefgaragen, ländlicher Streulage. Ohne Netz keine Forms-Antwort. clockin und ACHIM haben Offline-Cache, MS Forms nicht.

Viertens: Spesen, Material und Fotos sollen pro Auftrag mit erfasst werden, nicht nur Stunden.

Für acht Mitarbeiter kostet clockin 25,52 EUR pro Monat (8 × 3,19). ACHIM Standard 39,20 EUR (8 × 4,90). Mehrkosten gegenüber dem MS365-Service-Account: 15 bis 29 EUR pro Monat, also 180 bis 350 EUR pro Jahr.

Bei einem Verlust von 24.000 bis 48.000 EUR durch Papier-Chaos ist die Frage nicht das Geld. Die Frage ist, welcher Weg in deinem Betrieb gelebt wird.

Wann DATEV "Lohn Vorerfassung online" der natürlichere Weg ist

Wenn dein Steuerberater dir DATEV Unternehmen online bereitstellt, gibt es darin das Modul "Lohn Vorerfassung online". Damit erfasst du Bewegungsdaten direkt online. Der Steuerberater übernimmt sie ohne CSV-Umweg in LODAS.

Ehrliche Aussage: Wenn das schon da ist, schlägt es DIY-MS365. Frag deinen Steuerberater, ob "Lohn Vorerfassung online" für deinen Mandanten freigeschaltet ist und was es zusätzlich kostet.

Wann DIY-MS365 die richtige Antwort ist

Dieser Workflow passt für Elektriker-Betriebe mit:

• MS365 bereits im täglichen Einsatz (Outlook, Teams)
• Kein Arbeitsgerichts-Risiko erwartet, keine Streit-Historie
• Basis-Erfassung reicht — kein GPS, kein Geofencing, keine Foto-Dokumentation pro Stunde
• Keine 25 bis 40 EUR pro Monat für eine zusätzliche App gewollt
• Steuerberater-Lohnart-Liste verfügbar
• DATEV Unternehmen online nicht im Einsatz

Die ehrliche Kernaussage: Dieser DIY-Workflow ersetzt den Papier-Zettel, nicht clockin. Wenn die Papier-Zettel eine Katastrophe sind und du keine 30 EUR im Monat für eine spezialisierte App ausgeben willst, ist das hier dein Weg. Wenn du Audit-Sicherheit, GPS oder Offline brauchst, ist clockin oder ACHIM die ehrlichere Antwort.

Asset-Download und nächste Schritte

Ein DIY-Setup für Stundenzettel kostet beim ersten Mal 90 Minuten plus 15 Minuten Anruf beim Steuerberater. Damit du nicht alles abtippst, gibt es das Material kompakt zum Mitnehmen.

Im ZIP-Bundle drin

Mit dem Material schaffst du das Setup in 90 Minuten — vorausgesetzt der Anruf beim Steuerberater hat stattgefunden und du hast die Lohnart-Nummern auf dem Tisch.

Vorgelagert: Anfragen einsammeln

Wer Stundenzettel automatisiert, sollte die Vorstufe ebenfalls nicht von Hand machen. Anfragen kommen bei den meisten Elektriker-Betrieben über drei Kanäle: E-Mail an info@, Telefon ans Büro, WhatsApp ans Diensthandy. Und landen nirgendwo zentral.

Der zugehörige Workflow steht im Artikel Kundenanfragen automatisch erfassen. Beschrieben am Maler-Beispiel, lässt sich 1:1 auf den Konzessionsbetrieb übertragen. Stichworte für die Übernahme: "PV-Anlage", "Wallbox", "Notdienst", "Smart-Home-Beratung".

Verwandter Workflow downstream: Angebote nachverfolgen

Wenn Stunden sauber erfasst werden und du weißt, welches Angebot wie lange offen ist, hast du den vollen Bauleiter-Stack. Kalkulierte Stunden in der einen Liste, tatsächlich verbrauchte Stunden in den Stundenzetteln, Angebots-Status in der dritten Liste.

Wie der Angebots-Workflow aussieht, steht in Offene Angebote nachverfolgen. Am Bauunternehmer-Beispiel beschrieben — lässt sich auf einen Konzessionsbetrieb mit 10 bis 30 parallel offenen PV- und Wallbox-Angeboten übertragen.

Den großen Plan — welche acht Büro-Automatisierungen sich für einen Elektriker in welcher Reihenfolge lohnen — findest du in der Themen-Roadmap für Bauhandwerk.

Häufige Fragen

Brauche ich eine extra Power-Automate-Lizenz oder reicht mein MS365 für den Stundenzettel-Workflow?

MS365 Business Standard reicht — MS Forms, Power Automate und SharePoint sind enthalten. Deine Monteure brauchen keine eigene Power-Automate-Lizenz, der Flow läuft unter einem Service-Account des Inhabers. Power Automate Premium (15 USD/User/Monat) brauchst du nicht — der ist nur für HTTP-, SQL- oder Custom-API-Konnektoren. Action-Limit: bei 8 Monteuren mit je einer Antwort pro Tag und 5 Aktionen verbrauchst du 40 Aktionen pro Tag, das Limit liegt bei 6.000 Aktionen pro Benutzer und Tag. Empfehlung: ein eigener Service-Account 'automatisierung@firma.de' für 10,80 EUR/Monat, damit der Flow weiterläuft, wenn ein Bauleiter ausscheidet.

Was ist mit dem BAG-Urteil 2022 zur Arbeitszeit-Erfassung — ist der MS-Forms-Weg rechtssicher genug?

Ehrliche Antwort: Die Erfassungs-Pflicht erfüllt MS Forms, einen Manipulationsschutz für den Streitfall bietet es nicht. Das BAG-Urteil 1 ABR 22/21 vom 13.09.2022 verlangt Erfassung der gesamten Arbeitszeit — Beginn, Ende, Dauer, objektiv und verlässlich. Elektronische Erfassung ist nicht zwingend, Papier reicht je nach Betrieb. Was MS Forms nicht bietet: kryptographischer Audit-Log mit Hash-Kette. Der SharePoint-Versionsverlauf hilft als Notfall-Beleg, ist aber juristisch schwächer als eine Stempel-Uhr-App mit Audit-Log. Wenn du Arbeitsgerichts-Verfahren wegen Lohn-Klagen erwartest, ist clockin oder ACHIM der sicherere Weg. Für den normalen Elektriker-Betrieb ohne Streit-Historie reicht MS Forms aus — Verarbeitungsverzeichnis und Mitarbeiter-Info nach Art. 13 DSGVO sind die Pflicht-Hausaufgaben.

Wie kommt mein Steuerberater an die richtigen Lohnart-Nummern — und wer pflegt die im Flow?

Die Lohnart-Nummern stehen schon in deiner DATEV-Konfiguration beim Steuerberater (LODAS oder Lohn und Gehalt). Ein Telefonat reicht: 'Welche Lohnart-Nummern hast du in meinem Mandanten gepflegt für Normal-Stunde, Überstunde, Sonntag, Nacht, Notdienst-Pauschale, Krank und Urlaub?' Die Nummern sind betriebs-individuell. Eine Beispiel-Nummer wie 100 für 'Normal' ist nicht Standard — bei dir kann das genauso gut 0100, 110 oder 1010 sein. Im Flow pflegst du eine einzige Zuordnungs-Liste Schicht-Typ → Lohnart-Nummer (im Switch-Schritt oder in einer kleinen SharePoint-Liste). Wenn der Steuerberater die Nummern 2027 umstellt, änderst du nur die Zuordnungs-Liste, nicht das Forms-Template. Empfehlung: ein 15-30-minütiger Termin mit Steuerberater und Bürokraft, in dem die Mapping-Tabelle gemeinsam ausgefüllt wird.

Was ist mit Notdienst-Zuschlägen (Sonntag, Nacht, Bereitschafts-Pauschale) — wie erfasse ich die korrekt?

Drei Sachen sind nicht das Gleiche und brauchen drei verschiedene Lohnarten. Rufbereitschaft (Monteur ist frei beweglich, muss nur erreichbar sein) ist keine Arbeitszeit — abgegolten wird mit einer Pauschale, eigene Lohnart. Bereitschaftsdienst (Monteur muss am festgelegten Ort bleiben, etwa in der Werkstatt) ist volle Arbeitszeit, oft mit niedrigerem Stundensatz — eigene Lohnart. Notdienst-Einsatz (tatsächlicher Einsatz beim Kunden außerhalb der Normalarbeitszeit) ist volle Arbeitszeit plus Zuschlag — eigene Lohnart. Im Forms-Template modellierst du das als drei separate Schicht-Typen. Der Monteur wählt 'Notdienst-Einsatz', der Flow leitet daraus die richtige Lohnart-Nummer ab. Die konkreten Zuschlags-Prozente (etwa Sonntag +50 Prozent, Nacht +25 Prozent) gehören nicht in den Flow — die pflegt der Steuerberater in DATEV LODAS. Du lieferst nur Stunden, Lohnart-Nummer und Kostenstelle.

Lohnt sich der DIY-MS365-Weg überhaupt gegenüber clockin oder ACHIM bei 8 Mitarbeitern?

Ehrliche Rechnung — kommt drauf an, was du heute schon hast. Wenn MS365 ohnehin läuft, kostet ein zusätzlicher Service-Account 10,80 EUR/Monat. clockin Standard liegt bei 25,52 EUR/Monat für 8 Mitarbeiter, ACHIM Standard bei 39,20 EUR/Monat. Die Mehrkosten gegenüber DIY-MS365 sind 15-29 EUR/Monat — das ist nicht der Knackpunkt. Knackpunkt sind die Extra-Funktionen: clockin und ACHIM bieten GPS-Tracking, Foto-Upload pro Stunde, Audit-Log mit Manipulationsschutz und Offline-Cache für Baustellen ohne Netz. DIY-MS365 hat das alles nicht. Wenn du sagst 'meine Monteure tippen abends ehrlich rein, ich brauche keine GPS-Kontrolle und kein Arbeitsgerichts-Risiko', dann ist DIY-MS365 ausreichend. Wenn du Manipulationsschutz oder Baustellen-Streit-Historie hast, ist clockin oder ACHIM den Aufpreis wert. Mittelweg: drei Monate DIY-MS365 testen — wenn die Disziplin nicht hält, auf clockin umsteigen, die SharePoint-Daten kannst du per Excel-Export übernehmen.