Drei Tools wollen den gleichen Job machen — und nur eins davon passt zu deinem Betrieb. Wer das falsch wählt, klickt sechs Wochen rum und gibt am Ende auf.
Ein Elektrikermeister mit 12 Leuten zahlt 130 EUR pro Monat für MS365, einen Lexware-Buchhaltungs-Account und ein Zeit-Erfassungs-Tool. Wenn er Workflows automatisieren will, hat er die Wahl zwischen einem Tool, das in seiner MS365-Lizenz schon drin steckt, einem, das er selbst auf einem Mini-Server hostet, und einem, das pro ausgeführtem Schritt abrechnet. Die Entscheidung fällt selten anhand der Features. Sie fällt anhand der Frage: passt das Werkzeug zu dem, was ich heute schon nutze?
Dieser Vergleich zeigt dir die drei führenden Workflow-Tools für Handwerks-Betriebe nach 8 Kriterien, die in der Praxis zählen. Plus eine ehrliche Empfehlung pro Szenario — keine Tabelle, die alles offen lässt.
Was du in diesem Artikel mitnimmst:
- Eine 1-Satz-Empfehlung pro Tool — Power Automate, n8n, Make, plus Zapier zum Aussortieren
- Acht Kriterien Seite an Seite: Preis, MS365-Integration, No-Code-Niveau, EU-Hosting, WhatsApp, DATEV, Komplexitäts-Grenze, deutsche Community
- Drei typische Handwerker-Szenarien und welches Tool jeweils gewinnt
- Eine ausdrückliche Empfehlung pro Persona: Elektriker mit MS365, SHK mit Notdienst-WhatsApp, kleiner Betrieb ohne IT-Dienstleister
Die 1-Satz-Empfehlung — bevor du weiterliest
Power Automate
in MS365 Business Standard (10,80 EUR/User/Monat) inkludiert
Wenn MS365 schon läuft — Default-Wahl.
Pro
- Standard-Connectors für Outlook, SharePoint, Teams, Excel, Forms in der MS365-Lizenz enthalten
- Deutsche UI, deutsche Microsoft-Doku, deutscher Microsoft-Support
- 6.000 Standard-Aktionen pro Benutzer und Tag — reicht für 99% der Handwerker-Workflows
- Konzern-Compliance: EU-Datenstandort konfigurierbar, AV-Vertrag über Online Service Terms
Con
- Kein nativer WhatsApp-Connector — nur über Premium-Lizenz (13,80 EUR/User/Monat) oder Drittanbieter
- Komplexe Branchen-Logik (LV-Parsing, GAEB-Format) schwer in Standard-Aktionen abzubilden
- Premium-Connectors für SFTP, HTTP, SQL kosten extra — du merkst es erst, wenn du sie brauchst
n8n
Self-Host gratis (4-7 EUR/Monat Server) oder Cloud Starter 20 EUR/Monat
Wenn WhatsApp oder Self-Host wichtig — das Schweizer Messer.
Pro
- Über 500 Connectors, darunter WhatsApp Cloud API, DATEV-ASCII, GAEB-Format-Bibliotheken in der Community
- Code-Schritt (JavaScript) für alles, was kein Connector kann — kein Premium-Aufschlag
- Self-Host auf deutschem Server für strikte EU-Daten-Compliance
- Open-Source-Lizenz, keine User-pro-User-Abrechnung — ein Server reicht für 20 Mitarbeiter
Con
- Englische UI (deutsche Übersetzung in Arbeit, aber nicht vollständig)
- Self-Hosting braucht IT-Dienstleister — ein Inhaber-Maler macht das nicht selbst
- Microsoft-365-Connectors funktionieren, sind aber im Detail (Adaptive Cards, Adressbuch) schwächer als Power Automate
Make
Free 1.000 Operations/Monat, Core 9 USD/Monat für 10.000 Operations
Wenn schnelle visuelle Verkettung ohne MS365 nötig — solide, aber Operations werden teuer.
Pro
- Visuelle Szenario-Bauoberfläche — anfängerfreundlich, viele Vorlagen
- Über 1.500 Apps angebunden, darunter alle gängigen Buchhaltungs- und CRM-Tools
- Free-Plan reicht für ersten Workflow zum Testen
Con
- Operations-Abrechnung bestraft komplexe Szenarien — jeder Schritt zählt einzeln
- Server in USA und Tschechien — EU-Daten-Compliance möglich, aber nicht selbstverständlich
- Kleinere deutsche Community als bei Power Automate / n8n, weniger DATEV-/SHK-Spezialisten
Zapier
Starter 19,99 USD/Monat für 750 Tasks, Professional 49 USD/Monat
Für Handwerker vermeiden — teuer und stark US-zentriert.
Pro
- Über 6.000 Apps angebunden — Spitzenreiter bei der Auswahl
- Sehr einfache visuelle Oberfläche, schnell einsteigen
Con
- Task-Limit von 750 pro Monat im Starter reicht für genau einen Handwerker-Workflow
- US-Hosting Standard — EU-Daten-Compliance nur über teure Enterprise-Pläne
- Deutsche Branchen-Tools (DATEV, Lexware, TAIFUN) kaum vertreten
- Schneller Lock-in: dein Workflow lässt sich nicht 1:1 in Power Automate oder n8n exportieren
Das ist die kurze Antwort. Die lange Antwort kommt jetzt — und sie hängt davon ab, wie dein Betrieb heute aussieht.
Was die 8 Kriterien wirklich bedeuten
Für jedes der vier Tools die acht Kriterien Seite an Seite. Lies das wie eine Diagnose: dein Betrieb hat bestimmte Symptome (MS365 ja/nein, WhatsApp ja/nein, Steuerberater-Strenge ja/nein), und manche Tools heilen das besser als andere.
Kriterium 1: Einstiegs-Preis
| Tool | Was du zahlst | Was du kriegst |
|---|---|---|
| Power Automate | 0 EUR extra (in MS365 Business Standard 10,80 EUR/User/Monat inkludiert) | Standard-Connectors für Outlook, SharePoint, Teams, Excel, Forms |
| n8n Self-Host | 4-7 EUR/Monat Server + IT-Pflege | Alles, alle Connectors, alle Features — Open-Source |
| n8n Cloud Starter | 20 EUR/Monat (5.000 Ausführungen) | Gleiche Features wie Self-Host, ohne Wartung |
| Make Core | 9 USD/Monat (ca. 8,50 EUR, 10.000 Operations) | Alle Apps verbunden, aber Operations-Verbrauch zählt |
| Zapier Starter | 19,99 USD/Monat (ca. 19 EUR, 750 Tasks) | Wenig Volumen, viele Apps — Mismatch für Handwerker |
Power Automate ist preislich der Sieger, wenn MS365 ohnehin läuft. Das gilt für etwa 85 Prozent der Handwerks-Betriebe in unserem Persona-Profil — Inhaber-Familienbetrieb mit Outlook-Postfach, SharePoint und Teams. Die Kosten für Power Automate sind in den 10,80 EUR pro Benutzer und Monat schon drin.
Wenn du KEINE MS365-Lizenz hast (Google Workspace, eigene E-Mail-Hoster, Mac-only-Betrieb), dann ist n8n Self-Host bei 4-7 EUR pro Monat plus IT-Aufwand am günstigsten. Make liegt in der Mitte. Zapier ist im Verhältnis zu dem, was du als Handwerker brauchst, überteuert.
Kriterium 2: Verfügbar in der MS365-Lizenz?
Das ist der eine Knock-out-Faktor.
| Tool | In MS365 enthalten? | Welche Lizenz? |
|---|---|---|
| Power Automate | Ja, Standard-Connectors inklusive | MS365 Business Basic (6,70 EUR) oder Business Standard (10,80 EUR) |
| n8n | Nein, separat | Eigener Server oder n8n Cloud |
| Make | Nein, separat | Eigener Make-Account |
| Zapier | Nein, separat | Eigener Zapier-Account |
Wenn dein Betrieb in MS365 läuft — was er bei den meisten Handwerker-Sub-Personas tut, vom Elektriker bis zum SHK — bekommst du Power Automate kostenlos dazu. Das ist nicht "Marketing-Bonus", das ist gelebte Realität: du hast es schon, du musst es nur einschalten.
Die Premium-Lizenz von Power Automate für 13,80 EUR pro Benutzer und Monat brauchst du nur, wenn du auf Premium-Connectors angewiesen bist: HTTP-Aktionen (eigene API-Aufrufe), SQL-Datenbank-Zugriff, SFTP-Up- und Downloads, einige Dritt-Anbieter-Connectors. Für die typischen Handwerker-Workflows (Anfragen erfassen, Stundenzettel, Wartungs-Erinnerung) reicht der Standard-Umfang.
Kriterium 3: No-Code-Niveau
Wer baut den Workflow am Ende — du selbst, deine Bürokraft, oder dein IT-Dienstleister?
| Tool | Visueller Baukasten | Code nötig? | Wer kann das bauen? |
|---|---|---|---|
| Power Automate | Ja, Aktionen drag-and-drop | Praktisch nie — Ausdrücke (Expressions) reichen | Inhaber mit 4 Stunden Einarbeitung oder Bürokraft mit Schulung |
| n8n | Ja, Node-Graph | Bei Edge-Cases JavaScript-Code-Node nötig | IT-affiner Mitarbeiter oder IT-Dienstleister |
| Make | Ja, Szenario-Bauoberfläche | Selten — meist Filter und Routing-Logik | Inhaber mit 4 Stunden Einarbeitung |
| Zapier | Ja, Step-by-Step-Wizard | Bei Pro-Plan eigene Funktionen möglich | Komplett ohne IT — Einsteiger-freundlich |
Power Automate und Make sind etwa auf dem gleichen No-Code-Niveau — du klickst Aktionen zusammen, gibst Werte ein, fertig. Power Automate fühlt sich an wie Excel mit Workflow-Logik. Make fühlt sich an wie ein Diagramm-Tool. Beide kannst du als Inhaber selbst bedienen, nach 4 Stunden hast du den ersten Workflow am Laufen.
n8n liegt eine Stufe darunter. Die meisten Workflows klickst du genauso zusammen, aber irgendwann stößt du auf einen Spezialfall (Format-Konvertierung, Bedingungs-Logik mit Schleife, Format-Parsing für GAEB-LV), und dann brauchst du einen Code-Node mit 3-10 Zeilen JavaScript. Das schreibt kein Maler-Inhaber selbst — das macht entweder ein IT-affiner Mitarbeiter oder dein IT-Dienstleister.
Zapier ist am einfachsten. Aber wie gesagt: für Handwerker zu teuer.
Kriterium 4: DSGVO und EU-Hosting
Datenschutzbeauftragte werden bei diesem Punkt nervös. Berechtigt.
| Tool | Hosting-Standard | EU-Daten-Compliance | Pflicht-Aufgabe für dich |
|---|---|---|---|
| Power Automate | Microsoft EU-Rechenzentren | AV-Vertrag über Microsoft Online Services Terms (OST) inkludiert | Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO ergänzen |
| n8n Self-Host | Du wählst — deutscher Hetzner-Server möglich | Maximal — Daten verlassen Deutschland nie | Eigenes TOM-Konzept, eigene Backups, eigene Updates |
| n8n Cloud | Frankfurt-Rechenzentrum (AWS) | AV-Vertrag via n8n GmbH, DSGVO-konform | Verarbeitungsverzeichnis |
| Make | Tschechien + USA-Backup | EU-Standardvertragsklauseln, aber USA-Anteil prüfen | Verarbeitungsverzeichnis + ggf. Transfer-Folgenabschätzung |
| Zapier | USA primär, EU-Servers für Enterprise | EU-Standardvertragsklauseln, US-Transfer schwer zu vermeiden | Transfer-Folgenabschätzung dringend nötig |
Für 90 Prozent der Handwerks-Betriebe reichen Power Automate, n8n (egal ob Self-Host oder Cloud) und Make für DSGVO-Compliance aus. Du musst ein Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO führen — das hattest du vorher mit Excel auch, also kein Mehraufwand.
Wo es eng wird: wenn dein Datenschutzbeauftragter strikt fordert, dass Daten Deutschland nicht verlassen dürfen — etwa weil du mit Behörden-Aufträgen arbeitest oder besonders sensible Kundendaten verarbeitest. Dann ist n8n Self-Host auf einem Hetzner-Server in Falkenstein die einzige saubere Lösung. Bei Zapier wirst du in der Regel auf die teuere Enterprise-Lizenz gepushed und kämpfst trotzdem mit US-Hosting-Aspekten.
Kriterium 5: WhatsApp-Anbindung
Hier scheiden sich die Tools — und für viele Handwerker-Betriebe ist das DER Knock-out-Punkt.
| Tool | WhatsApp Business API | Aufwand | Kosten |
|---|---|---|---|
| Power Automate | Nur über Premium-Connector oder Drittanbieter (Twilio, 360dialog) | Premium-Lizenz (13,80 EUR/User/Monat) + WhatsApp-BSP-Vertrag (50-100 EUR/Monat) | Hoch |
| n8n | Native WhatsApp-Cloud-API-Connector (Meta) integriert | Meta-Business-Account, ein Telefonnummer-Verifizierungs-Code | Niedrig — Meta-API-Kosten ab 0,06 EUR pro versendeter Nachricht |
| Make | Eigener WhatsApp-Connector (über 360dialog) | Account bei 360dialog (45 EUR/Monat) oder vergleichbarem BSP | Mittel |
| Zapier | Über WhatsApp-Cloud-API-Connector — gleiche Logik wie n8n | Meta-Business-Account | Mittel — aber Zapier-Tasks werden hoch verbraucht |
Wenn du als Elektriker oder SHK-Betrieb merkst, dass 30-50 Prozent deiner Anfragen über WhatsApp kommen — und du diese in deine zentrale Anfrage-Liste übernehmen willst — ist n8n der mit Abstand günstigste und sauberste Weg. Power Automate kann das auch, aber du zahlst doppelt: einmal die Premium-Lizenz, einmal den WhatsApp-Vermittler (BSP — Business Solution Provider, der den offiziellen Geschäfts-Zugang zu WhatsApp vermittelt).
Erfahrungs-Empfehlung für einen mittleren Handwerksbetrieb: Power Automate für E-Mail/Forms/SharePoint-Workflows, n8n für den WhatsApp-Eingangskanal. Beide laufen parallel, schreiben in dieselbe SharePoint-Liste.
Kriterium 6: DATEV-Anbindung
DATEV ist Standard für Steuerberatung im deutschen Mittelstand. Keiner der drei Workflow-Tools hat einen "1-Klick-DATEV-Connector". Realistisch sind drei Wege.
| Weg | Power Automate | n8n | Make |
|---|---|---|---|
| CSV-Export per E-Mail | Ja, Standard-Aktion | Ja, Code-Node generiert CSV | Ja, Spreadsheet-Modul |
| DATEV-ASCII-Datei generieren | Schwer — Premium-FTP nötig | Sauber — Code-Node + SFTP-Node | Möglich, aber Operations-intensiv |
| DATEVconnect online API | Möglich mit Premium-HTTP-Connector | Möglich mit HTTP-Request-Node | Möglich mit HTTP-Modul |
Für einen 5-15-Mann-Betrieb reicht in 95 Prozent der Fälle der CSV-Export — alle drei Tools können das, der Steuerberater zieht die CSV monatlich in DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt. Die exotischen Wege (ASCII, DATEVconnect) brauchst du nur, wenn du wirklich tagesaktuelle Buchhaltungs-Automatisierung willst — und dann hast du andere Themen.
n8n liegt bei DATEV-Anbindung leicht vorne, weil der Code-Node beliebige Formate generieren kann — auch das exotische DATEV-Postversand-ASCII-Format ohne Premium-Aufschlag.
Kriterium 7: Komplexitäts-Decke — ab wann wird's zu viel?
Jedes Tool hat eine Stelle, an der ein Inhaber-Handwerker aussteigt und einen IT-Dienstleister braucht. Die Frage ist: wo?
Power Automate: Standard-Workflows (Trigger → 3-7 Aktionen → Bedingung → Ausgabe) baust du selbst. Sobald du Schleifen mit Bedingungs-Verschachtelung brauchst (etwa: "für jeden Datensatz prüfe ob X, dann mache Y, sonst Z, und nochmal das gleiche für Folge-Datensätze") wird die Power-Automate-Designer-Oberfläche unübersichtlich. Faustregel: bis 15 Aktionen pro Flow selbst machbar, darüber IT-Dienstleister.
n8n: Die Node-Graph-Oberfläche skaliert besser bei komplexen Workflows. 50+ Nodes sind übersichtlich darstellbar. Aber: sobald du Code-Nodes mit eigener Logik brauchst, ist das Java-Script — was kein Inhaber-Handwerker selbst pflegt. Faustregel: Standard-Workflows selbst, alles mit Code zum IT-Dienstleister.
Make: Ähnlich wie Power Automate von der Bedien-Komplexität. Großer Vorteil: Routing-Logik (Daten in mehrere Stränge aufteilen) ist visuell besser gelöst. Großer Nachteil: jeder Schritt zählt als Operation, bei 15-20-Schritte-Szenarien wird der Core-Plan schnell verbraucht.
Zapier: Bewusst limitiert. Sobald du Schleifen oder verschachtelte Bedingungen brauchst, bietet Zapier dir die "Path"-Funktion an (Pro-Plan, 49 USD pro Monat) — und dann bist du teurer als alle anderen.
Kriterium 8: Deutsche Community und Doku
Wenn du als Inhaber abends um 22:00 einen Workflow-Fehler hast, suchst du nach Hilfe. Wo findest du sie?
| Tool | Deutsche Doku | Deutschsprachige Community | YouTube-Tutorials auf Deutsch |
|---|---|---|---|
| Power Automate | Microsoft Learn — vollständig auf Deutsch | Microsoft Tech Community + deutsche Power-Platform-Meetups | Sehr viele, oft von Microsoft-MVP |
| n8n | Englisch Standard, deutsche Übersetzung in Arbeit | n8n Community Forum (englisch), aber kleine deutsche Discord-Gruppe | Wenige, eher englisch |
| Make | Englisch Standard, deutsche Make-Academy | Make Community Forum (englisch), Make Partner in DACH | Mittel — von Make-Partnern |
| Zapier | Englisch Standard | Englisch Standard | Englisch Standard |
Power Automate ist hier mit Abstand vorne — Microsoft hat über 10 Jahre eine deutsche Microsoft-Learn-Plattform aufgebaut, MVP-Community, Konferenzen wie die European Power Platform Conference. Wenn du als Inhaber-Handwerker eine deutsche Anleitung brauchst, findest du sie sofort.
n8n hat den deutschen Hintergrund (Gründer aus Berlin), aber die Doku ist englisch. Wenn du gut Englisch verstehst oder einen IT-Dienstleister hast, kein Problem. Wenn nicht, ist Power Automate die freundlichere Wahl.
Drei typische Handwerker-Szenarien — wer gewinnt?
Genug Theorie. So entscheidet sich das in der Praxis.
Szenario 1: Elektriker mit MS365 und ohne WhatsApp-Flut
Konkret: 12 Mitarbeiter, MS365 Business Standard läuft seit 3 Jahren, 5-15 Anfragen pro Tag, davon 80 Prozent E-Mail (Hausverwaltungen, Generalunternehmer) und 20 Prozent Telefon. WhatsApp spielt keine Rolle. Steuerberater nutzt DATEV LODAS, CSV-Export reicht.
Empfehlung: Power Automate. Alle Workflows in der MS365-Lizenz enthalten. Lernkurve flach. Dein bestehender IT-Dienstleister (falls vorhanden) kennt das Tool. In 3 Monaten hast du 4-5 Workflows am Laufen — Anfragen erfassen, Stundenzettel, Material-Bestellung, Wartungs-Erinnerung, Notdienst-Rotation.
Szenario 2: SHK-Betrieb mit massivem WhatsApp-Eingang
Konkret: 15 Mitarbeiter, MS365 läuft, aber 50 Prozent der Anfragen kommen über WhatsApp (Heizung kaputt, Notdienst, Wartungstermin verschieben). Bürokraft tippt manuell aus WhatsApp ins Outlook ab. Steuerberater nutzt DATEV.
Empfehlung: Power Automate + n8n parallel. Power Automate für E-Mail/SharePoint/Outlook-Workflows. n8n auf einem kleinen Server für die WhatsApp-Anbindung — der n8n-Workflow nimmt WhatsApp-Nachrichten an, parst Kunden-Namen und Anliegen, schreibt das in dieselbe SharePoint-Liste, in die Power Automate die E-Mail-Anfragen schreibt. So hast du EINE Liste, zwei Eingangs-Tools.
Setup-Zeit: 1-2 Tage Power Automate (selbst), 2-3 Tage n8n (mit IT-Dienstleister). Laufende Kosten: 0 EUR Power Automate (in MS365 inkludiert) + 5 EUR Server + Meta-WhatsApp-Kosten (ca. 0,06 EUR pro versendeter Nachricht) + 100-150 EUR IT-Dienstleister pro Monat für n8n-Wartung.
Szenario 3: Kleinerer Betrieb ohne MS365 und ohne IT-Dienstleister
Konkret: 6 Mitarbeiter, Google Workspace statt MS365, kein Server, kein IT-Dienstleister auf Abruf. Inhaber will einen ersten einfachen Workflow ausprobieren — etwa Web-Formular-Eingang in eine Liste.
Empfehlung: Make Core (9 USD pro Monat). Visuelle Bedienung, freie 1.000 Operations zum Testen. Google-Workspace-Connectors gut. Wenn der erste Workflow nach 3 Monaten läuft und du mehr willst, evaluierst du nochmal. Power Automate fällt aus, weil keine MS365-Lizenz. n8n Self-Host fällt aus, weil kein IT-Dienstleister.
Make ist hier die Mitte: günstig, schnell einsteigbar, ohne strenge IT-Voraussetzung. Du wirst irgendwann an die Operations-Decke stoßen — aber dann sprichst du über den Pro-Plan oder einen Wechsel zu n8n Cloud.
Tools selbst ausprobieren
Beide Tools haben kostenlose Test-Zugänge:
- n8n testen — 30 Tage Cloud kostenlos, danach Cloud Starter ab 20 EUR/Monat oder Self-Host gratis
- Make-Account anlegen — Free-Plan mit 1.000 Operations pro Monat
Power Automate testest du direkt in deinem MS365-Account unter make.powerautomate.com.
Was ich an deiner Stelle tun würde
Konkrete Vorgehensweise — keine Empfehlung im Konjunktiv.
Wenn MS365 läuft: starte mit Power Automate. Bau drei Workflows in den nächsten 6 Wochen — die Kundenanfragen-Erfassung, den Stundenzettel-Workflow, die Wartungs-Erinnerung. Wenn nach 6 Wochen alle drei laufen, weißt du, ob das deine Sprache ist. Wenn ja, baust du weiter. Wenn nein, hast du 0 EUR extra ausgegeben — Power Automate war in der Lizenz drin.
Wenn WhatsApp ein zentraler Kanal ist: parallel n8n. Ein IT-Dienstleister bekommt einmalig 800-1.500 EUR (1-2 Tage Arbeit) für die WhatsApp-Anbindung. Danach läuft das auf einem Hetzner-Server für 5 EUR pro Monat. Wartung 1-2 Stunden im Monat, weitere 80-150 EUR pro Monat.
Wenn kein MS365 vorhanden: Make Core für 9 USD pro Monat. Erster Workflow gebaut, getestet, ausgewertet. Wenn du nach 3 Monaten Volumen brauchst, wechselst du zu n8n Cloud (20 EUR pro Monat).
Zapier: nicht starten. Lernkurve identisch, Kosten höher, Lock-in problematisch.
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Häufige Fragen
Wir haben MS365 schon — warum sollten wir überhaupt über n8n oder Make nachdenken?
Drei Auslöser. Erstens: WhatsApp. Power Automate hat keinen nativen WhatsApp-Connector — du brauchst entweder einen Drittanbieter-Connector (Premium-Lizenz, 13,80 EUR pro Benutzer und Monat zusätzlich) oder n8n, das WhatsApp-Cloud-API direkt anspricht. Zweitens: Daten dürfen nicht in die USA. Microsoft-Cloud-Daten liegen meist in EU-Rechenzentren, aber Power-Platform-Aktionen werden teils in den USA ausgeführt — wenn dein Datenschutzbeauftragter strikt EU-Hosting fordert, ist n8n self-hosted auf einem deutschen Server die saubere Lösung. Drittens: DATEV-Anbindung über eigene Skripte. Wenn dein Steuerberater eine exotische CSV-Struktur will und du das in Power Automate nicht abbilden kannst, schreibst du in n8n einen Code-Schritt mit drei Zeilen JavaScript. Empfehlung: wenn MS365 läuft und WhatsApp + EU-Striktheit + Code keine Themen sind, bleibst du bei Power Automate. Sonst n8n als Ergänzung — nicht als Ersatz.
Was kostet n8n mit Self-Hosting wirklich, wenn ich keinen IT-Mitarbeiter habe?
Versteckte Kosten sind die Wartung, nicht der Server. Ein gemieteter Server (Hetzner Cloud CX22, 4,51 EUR pro Monat brutto) reicht für einen Handwerksbetrieb mit 5-15 Mitarbeitern bequem. Die Installation per Docker dauert für einen IT-Dienstleister 1-2 Stunden. Update auf neue n8n-Version monatlich: 30-45 Minuten. SSL-Zertifikat über Let's Encrypt automatisch. Backup ein Mal pro Woche: 15 Minuten manuell, oder per Cron-Job einmalig eingerichtet. Faire Total-Cost-Rechnung: 4-7 EUR Server pro Monat, plus 1-2 Stunden IT-Dienstleister pro Monat zu 80-100 EUR pro Stunde. Macht 90-200 EUR pro Monat all-in — günstiger als n8n Cloud Starter (20 EUR pro Monat, aber 5.000 Ausführungen Limit) ist es nicht. Empfehlung: wenn du KEINEN IT-Dienstleister auf Abruf hast, nimm n8n Cloud. Wenn du einen hast, der ohnehin Server pflegt, lohnt sich Self-Host ab dem zweiten Workflow.
Make-Operations vs n8n-Ausführungen vs Power-Automate-Aktionen — was kostet bei viel WhatsApp-Verkehr?
Drei verschiedene Mess-Einheiten, deshalb undurchschaubar. Power Automate zählt Aktionen: 6.000 pro Benutzer und Tag in der Standard-Lizenz, das sind 180.000 pro Monat. Bei einem typischen Anfrage-Flow mit 5 Aktionen pro Anfrage und 100 Anfragen pro Tag liegst du bei 500 Aktionen — komplett im Standard-Limit. n8n zählt Workflow-Ausführungen: in der Cloud-Starter 5.000 pro Monat. Eine WhatsApp-Antwort = eine Ausführung, völlig egal wie viele Schritte intern. Bei 100 WhatsApp-Antworten pro Tag wären das 3.000 pro Monat — knapp am Limit. Make zählt Operations: jeder einzelne Schritt im Szenario ist eine Operation. Bei 10 Schritten pro Szenario und 100 Anfragen pro Tag sind das 30.000 Operations pro Monat — der 9-USD-Core-Plan deckt 10.000, du brauchst Pro (16 USD, 10.000 Operations) oder höher. Faustregel für 5-15-Mann-Betriebe: Power Automate (in MS365 inkludiert) ist am günstigsten, wenn du keine WhatsApp-Flut hast. n8n Cloud Starter (20 EUR) ist die Mitte. Make wird teuer, wenn deine Szenarien viele Schritte haben.
Wie bekomme ich Daten aus Power Automate / n8n / Make zu DATEV — gibt es einen direkten Connector?
Keinen direkten DATEV-Connector. Direkt heißt: ein Klick, fertig. Den gibt es bei keinem der drei. Realistisch sind drei Wege. Erstens: CSV-Export per E-Mail oder SharePoint, dein Steuerberater zieht den manuell in DATEV LODAS oder DATEV Unternehmen Online. Funktioniert bei allen drei Tools, ist die Standard-Lösung im Mittelstand. Zweitens: DATEV-XML- oder ASCII-Format generieren und per SFTP an den Steuerberater senden — geht mit n8n (Code-Node und SFTP-Node) sauber, mit Power Automate nur über Premium-FTP-Connector (13,80 EUR pro Benutzer und Monat), mit Make über das integrierte FTP-Modul. Drittens: DATEVconnect online — eine API, mit der Drittprogramme direkt in DATEV schreiben können. Dafür braucht dein Steuerberater eine DATEVasp-Lizenz und du eine Anbindung deines Steuerberaters. Realistisch nur, wenn du intensiv mit DATEV automatisierst. Für den normalen 8-Mann-Betrieb: bleib bei CSV-Export — alle drei Tools können das, und der Steuerberater hat den Import in 5 Minuten im Griff.
Welches Tool empfehlt ihr für Handwerker, die heute starten und in 2 Jahren skalieren wollen?
Pragmatische Antwort. Start mit Power Automate, wenn MS365 schon läuft — Lernkurve flach, in der Lizenz enthalten, dein IT-Dienstleister kennt es. Erste 3-5 Workflows damit aufbauen: Anfragen erfassen, Stundenzettel, Wartungs-Erinnerung. Sobald du an die Grenzen stößt (WhatsApp, komplexere Branchen-Logik, EU-Hosting-Strenge), kommt n8n dazu — nicht als Ersatz, sondern als zweites Werkzeug für die Spezialfälle. Make empfehle ich nicht als Erstwahl für Handwerker. Es kann viel, aber die Operations-Abrechnung bestraft komplexe Szenarien, und die deutsche Community ist kleiner als bei Power Automate (Microsoft) oder n8n (open source mit deutscher Beteiligung). Zapier? Vermeiden. US-zentriert, teuer (19,99 USD Starter für 750 Tasks), und für deutsche DATEV-/SHK-/Elektro-Spezialitäten gibt es kaum vorgefertigte Verbindungen. Wenn du mit Zapier startest, baust du in 2 Jahren alles auf Power Automate oder n8n um — den Umweg sparst du dir.