Aufmaß manuell durchrechnen ist nicht das Problem. 30 bis 60 Minuten pro Auftrag dafür zu verbrennen ist es.
Ein Maler-Betrieb mit 8 Leuten und 3 bis 5 Aufträgen pro Woche verliert so 12 bis 20 Stunden pro Monat — nicht im Streichen, sondern im Bürotippen. Mengen umrechnen, Eimer-Anzahl ableiten, Bestell-Mail an den Großhandel formulieren, Bestätigung in den Auftrags-Ordner schieben. Bei 65 EUR Stundensatz für Büro-Zeit sind das 780 bis 1.300 EUR pro Monat. Plus den Effekt, den keiner misst: Bauchgefühl-Aufschläge beim Bestellen kosten zusätzlich 6 bis 9 Prozent Material.
Diese Anleitung baut den Weg vom Aufmaß bis zur Großhandels-Bestellung in einem einzigen Power-Automate-Flow — mit dem, was in deiner Microsoft-365-Lizenz schon drin steckt. 4 bis 6 Stunden Setup, dann läuft es.
Wo die 45 Minuten verloren gehen
Der typische Ablauf in einem Maler-Betrieb ohne System sieht so aus:
Der Bauleiter misst auf der Baustelle 92 qm Wandfläche und 38 qm Deckenfläche, schreibt das auf Papier oder schickt es per WhatsApp an die Bürokraft. Die Bürokraft öffnet Excel, sucht ihre Material-Tabelle, multipliziert manuell mit dem Untergrund-Faktor. 0,16 bei glattem Putz, 0,22 bei Rauputz. Addiert zwei Anstriche, rechnet Sicherheits-Aufschlag drauf, rundet auf Eimer-Größen.
Dann tippt sie eine E-Mail an den Großhandel: "Bestellung Auftrag 2026-184, bitte liefern bis Donnerstag: 18 Eimer Brillux Superlux 3 ELF in Weiß à 12,5 Liter, 4 Rollen Vlies-Tapete..." — Adresse, Liefer-Wunschtermin, Auftragsnummer, alles per Hand. Bestätigungs-PDF vom Großhandel kommt zurück, wandert in den Auftrags-Ordner auf dem Server.
Das alles dauert 30 bis 60 Minuten pro Auftrag. Drei Aufträge pro Woche: 1,5 bis 3 Stunden. Mal 4 Wochen: 6 bis 12 Stunden Büro-Zeit pro Monat. Bei 65 EUR Bürostundensatz: 390 bis 780 EUR — nur fürs Tippen.
Der Bauchgefühl-Faktor kommt obendrauf. Wer am Telefon bestellt oder schnell tippt, rundet großzügig nach oben. "Lieber zwei Eimer mehr." In der Summe sind das 6 bis 9 Prozent Über-Einkauf, der entweder im Lager stehen bleibt oder am Auftragsende ausgebucht werden muss.
Was der Flow ersetzt
Der Aufmaß-Eintrag in SharePoint löst den Flow aus. Drei Schritte, alle in der Standard-MS365-Lizenz machbar.
Schritt 1: Aufmaß landet in einer SharePoint-Liste namens "Auftrags-Aufmaß". Pflichtfelder: Auftragsnummer, Raum-Bezeichnung, qm Wand, qm Decke, Untergrund-Auswahl, Anstriche (1 oder 2), Wunsch-Liefertermin. Untergrund ist eine Auswahl-Spalte mit 4 Werten.
Schritt 2: Der Flow liest aus einer zweiten SharePoint-Liste — der Lookup-Liste "Material-Faktoren" — den passenden Verbrauchswert. Beispiel: Untergrund "Rauputz" → 0,22 Liter Dispersion pro qm und Anstrich. Multipliziert mit qm, Anzahl Anstriche, plus 10 Prozent Sicherheit, gerundet auf nächste Eimer-Größe.
Schritt 3: Eine zweite Lookup-Liste "Material-Sortiment" verknüpft den Auftragstyp mit den konkreten Artikel-Nummern beim Großhandel. "Innenanstrich Standard" → Brillux Superlux 3 ELF, Artikel-Nr. 0985 1525, Gebinde 12,5 Liter, EUR 89,40 pro Eimer. Der Flow generiert daraus eine Bestell-PDF mit deinem Briefkopf, deiner Liefer-Adresse und der Auftragsnummer im Betreff. Er schickt sie per E-Mail an die Bestell-Adresse des Großhandels und archiviert die PDF in der SharePoint-Bibliothek "Bestellungen" im Auftrags-Ordner.
Die Bürokraft sieht das alles im Dashboard, kann jederzeit eingreifen, kann eine Bestellung manuell stoppen. Aber sie muss nicht mehr selbst tippen.
Was du brauchst
Voraussetzungen — bevor du anfängst
- MS365 Business Standard oder höher (10,80 EUR/User/Monat im Jahres-Abo, Power Automate Standard inklusive)
- Ein dedizierter Service-Account 'automatisierung@firma.de' als Flow-Eigentümer (eine extra Lizenz)
- Letzte 10-15 abgeschlossene Aufträge mit Aufmaß + tatsächlichem Material-Verbrauch — daraus leitest du die Untergrund-Faktoren ab
- Die Bestell-E-Mail-Adresse(n) deiner 1-3 Hauptgroßhändler (Brillux, Caparol, PPG-Niederlassung)
- Eine Stunde Zeit, um mit deinem Großhandels-Vertreter zu klären, ob er eine API-Anbindung anbietet (Brillux ja, Caparol noch nicht)
Wichtig: der Service-Account ist kein Luxus. Wenn der Flow auf deinem persönlichen Konto läuft und du ausscheidest oder umstrukturierst, bleibt die Bestellung stehen. Mit einem dedizierten Konto läuft alles weiter, egal wer geht oder kommt. Die zweite Lizenz kostet 10,80 EUR pro Monat — bei 4 bis 6 Stunden Zeitgewinn pro Monat amortisiert sich das im ersten Auftrag.
Für die Untergrund-Faktoren brauchst du Echt-Daten. Die Werte aus dem Brillux-Technischen-Datenblatt sind ein guter Anfang. Aber jeder Betrieb hat seine eigenen Verbrauchsmuster — abhängig von Pinsel-Marken, Roller-Polster, Spritzgerät-Einstellung. Nimm die letzten 10-15 Aufträge, vergleiche kalkuliertes vs. tatsächlich verbrauchtes Material, justiere die Faktoren danach.
Setup-Anleitung, 4 bis 6 Stunden
Stunde 1: Die SharePoint-Liste "Auftrags-Aufmaß" anlegen
In SharePoint eine neue Liste erstellen, Spalten anlegen:
| Spalte | Typ | Pflicht | Hinweis |
|---|---|---|---|
| AuftragsNr | Text | ja | Format AUFTRAG-JAHR-NR, z.B. 2026-184 |
| Raum | Text | ja | Bezeichnung wie 'Wohnzimmer', 'Treppenhaus' |
| qmWand | Zahl | ja | Quadratmeter Wandfläche |
| qmDecke | Zahl | nein | 0 wenn keine Decke gestrichen wird |
| Untergrund | Auswahl | ja | Werte: glatt-Q2, glatt-strukturiert, Rauputz, alte-Tapete |
| Anstriche | Zahl | ja | 1 oder 2 — Vor- und Endanstrich zählt als 2 |
| Wunschlieferung | Datum | ja | Liefer-Datum für den Großhandel |
| Status | Auswahl | ja | Werte: neu, kalkuliert, bestellt, geliefert, storniert |
| BerechneteMenge | Text (mehrzeilig) | nein | wird vom Flow gefüllt |
| BestellPDFLink | Hyperlink | nein | wird vom Flow gefüllt |
Die Spalten AuftragsNr, Wunschlieferung und Status indizierst du in den Listen-Einstellungen — das ist wichtig, wenn die Liste über 5.000 Einträge wächst. Den Standard-Status "neu" setzt du in den Standardwert-Einstellungen.
Stunde 2: Die Lookup-Listen "Material-Faktoren" und "Material-Sortiment"
Die Faktoren-Liste hat vier Zeilen — eine pro Untergrund-Klasse:
| Untergrund | LiterProQmProAnstrich | Bemerkung |
|---|---|---|
| glatt-Q2 | 0,16 | frischer Putz Qualität Q2 oder Gipskarton verspachtelt |
| glatt-strukturiert | 0,18 | leichte Strukturtapete oder Q3-Putz |
| Rauputz | 0,24 | Spritzputz, Rollputz, Reibeputz |
| alte-Tapete | 0,22 | über Tapete streichen, vorher Haftgrund |
Die Sortiment-Liste verknüpft Auftragstyp + Produkt. Pro Großhandel ein Eintrag:
| Auftragstyp | GroßhandelName | ArtikelNr | Produkt | Gebindegröße |
|---|---|---|---|---|
| Innenanstrich-Standard | Brillux | 0985 1525 | Superlux 3 ELF Weiß | 12,5 Liter |
| Innenanstrich-Premium | Brillux | 0985 1530 | Superlux 7 ELF Weiß | 12,5 Liter |
| Vorgrund | Brillux | 0850 1100 | Tiefgrund LF | 10 Liter |
| Fassade-Standard | Caparol | 0985-2200 | Muresko-Premium Weiß | 12,5 Liter |
Was du hier einträgst, kommt aus deinem aktuellen Bestell-Vokabular. Wenn du immer Caparol für Fassade nimmst, steht das hier. Wenn dein Großhändler eigene Hausmarken-Codes hat, nutze die. Der Flow zieht stumpf das, was drinsteht.
Stunde 3: Den Power-Automate-Flow bauen
Im Power Automate Maker-Portal einen neuen automatisierten Flow erstellen:
Auslöser: "Wenn ein Element erstellt wird" auf der Liste "Auftrags-Aufmaß", mit Filter "Status eq 'neu'".
Aktion 1: Element abrufen aus "Material-Faktoren" mit Filter "Untergrund eq [Triggers-Untergrund]". Ergebnis: der Liter-Faktor.
Aktion 2: Eine Variable "GesamtLiter" berechnen:
((qmWand + qmDecke) * LiterProQmProAnstrich * Anstriche) * 1,10
Die 1,10 ist der 10-Prozent-Sicherheitsaufschlag. Eingerundet auf nächste volle Gebinde-Größe per Excel-Formel oder Compose-Aktion.
Aktion 3: Element abrufen aus "Material-Sortiment" mit Filter "Auftragstyp eq [Triggers-Auftragstyp]". Ergebnis: ArtikelNr, GroßhandelName, Bestell-E-Mail.
Aktion 4: Element in der "Auftrags-Aufmaß"-Liste aktualisieren. Status auf "kalkuliert", BerechneteMenge mit dem Klartext-Ergebnis befüllen ("18 Eimer Brillux Superlux 3 ELF in Weiß à 12,5 Liter = 225 Liter").
Aktion 5: PDF erstellen aus einer Word-Vorlage. Die Power-Automate-Aktion heißt "Erstellen einer PDF-Datei aus Word-Vorlage". In SharePoint legst du eine Word-Datei mit Platzhaltern für AuftragsNr, ArtikelNr, Menge, Wunschlieferung an.
Aktion 6: E-Mail senden — vom Service-Account an die Großhandels-Bestell-Adresse, Betreff "Bestellung [AuftragsNr] - Liefer-Termin [Wunschlieferung]", PDF im Anhang.
Aktion 7: Element in der Liste aktualisieren. Status auf "bestellt", BestellPDFLink auf die SharePoint-Adresse der PDF.
Stunde 4: Forms-Aufmaß als zweiter Eingang (optional, empfohlen)
Wenn deine Bauleiter auf Papier messen, baust du parallel ein Microsoft-Forms-Formular mit den gleichen Feldern. Ein zweiter Flow liest das Forms-Ergebnis aus und legt automatisch einen Eintrag in der "Auftrags-Aufmaß"-Liste an — fertig.
Vorteil: der Bauleiter steht auf der Baustelle, tippt 5 Werte ins Handy, das Aufmaß ist im System. Die Bürokraft muss nichts mehr abtippen.
Was vier Wochen Pilot bringen — eine realistische Erwartung
Im ersten Monat läuft der Flow parallel zur alten Methode. Die Bürokraft prüft jede automatische Berechnung gegen ihre Excel-Tabelle. Dabei lernst du zwei Dinge: welche Untergrund-Faktoren bei dir wirklich stimmen, und wo deine Auftragstypen feiner unterteilt werden müssen ("Treppenhaus" braucht andere Faktoren als "Wohnraum").
In Woche 5 schaltest du um. Die Bürokraft prüft nur noch stichprobenartig, die meisten Bestellungen gehen automatisch raus. Bei drei Aufträgen pro Woche und 45 Minuten Ersparnis pro Auftrag bist du bei 2,25 Stunden Wochenersparnis. 9 Stunden pro Monat, bei 65 EUR Bürostundensatz: 585 EUR. Plus den Material-Effekt: 6 bis 9 Prozent weniger Über-Bestellung bei 6.500 EUR Material-Einkauf pro Monat sind 390 bis 585 EUR Material-Ersparnis.
Macht zusammen rund 975 bis 1.170 EUR pro Monat. Bei 4-6 Stunden Setup einmalig: Amortisation in unter 4 Wochen.
Wann der Flow nicht reicht — und was dann
Drei Konstellationen, in denen die MS365-Lösung an ihre Grenze stößt.
Erstens: dein Großhandel will EDI statt E-Mail. Bei Brillux-Großkunden ab ungefähr 200.000 EUR Jahres-Volumen ist EDI-Anbindung Standard. Dein Großhandels-Vertreter weiß das. Lösung: einen n8n-Flow als Ergänzung, der die SharePoint-Bestellung in das EDI-Format umwandelt und per SFTP überträgt. Das ist ein anderer Artikel. Bis dahin reicht E-Mail mit PDF.
Zweitens: du hast 8 oder mehr Bauleiter, jeder misst eigene Aufträge gleichzeitig, und ihr braucht Live-Statusübersicht. Power-BI-Dashboard auf die SharePoint-Liste löst das in 30 Minuten. Empfehlung: das in einem zweiten Schritt einbauen, nicht im Erst-Setup.
Drittens: du brauchst Werkzeugaufmaß plus Material in einem Schritt. Hier wird's komplex — Werkzeuge sind keine Verbrauchsmaterial-Mengen, sondern Stück-Bestellungen mit anderer Logik. Dafür gibt es spezialisierte Branchen-Lösungen wie Brillux My-Brillux oder die Maler-Module von Sander-Doll. Wenn dein Werkzeug-Anteil mehr als 15 Prozent des Bestellvolumens ausmacht, lohnt das Vergleichs-Gespräch. Mein Rat: erst Material automatisieren, in 6 Monaten neu schauen.
Honest take: was funktioniert, was nicht
Funktioniert sauber: die Mengen-Kalkulation, sobald die Faktoren justiert sind. Funktioniert sauber: die Bestell-PDF-Generierung und der E-Mail-Versand. Funktioniert sauber: die Doku in SharePoint, weil sie aus dem Flow heraus entsteht und niemand sie pflegen muss.
Funktioniert mit Aufwand: die ersten 4-6 Wochen. Du justierst Faktoren und schneidest Auftragstypen feiner. Plane das ein. Wer am Tag 1 perfekte Bestellungen erwartet, ist enttäuscht.
Funktioniert nicht ohne Service-Account: der Flow ohne dedizierten Account ist eine Zeitbombe. Mach das richtig, sonst fliegt es dir in 18 Monaten um die Ohren.
Funktioniert nicht für Werkzeug-Bestellungen: bleib bei dieser Lösung beim Verbrauchsmaterial. Werkzeug ist ein anderes Tier.
Häufige Fragen
Wie genau funktioniert die Mengen-Kalkulation mit Untergrund-Faktoren — bekomme ich am Ende zu wenig oder zu viel Farbe?
Die Faktor-Tabelle ist der Kern. Glatter Innenputz Q2 schluckt ungefähr 0,16 Liter Dispersion pro qm und Anstrich, bei zwei Anstrichen also 0,32 Liter pro qm. Rauputz oder Rauhfaser dagegen 0,22 bis 0,28 Liter pro qm und Anstrich. Wenn du den Faktor falsch wählst, liegt die Bestellung um 30 bis 40 Prozent daneben. Praxis: drei bis vier Untergrund-Klassen reichen — glatt Q2, glatt strukturiert, Rauputz, alte Tapete. Pro Klasse einen Erfahrungs-Faktor aus deinen letzten 10 Aufträgen ableiten, in die SharePoint-Lookup-Liste eintragen. Sicherheits-Aufschlag 10 Prozent ist Standard. Beim ersten Monat: jede Bestellung manuell gegen-prüfen, Faktoren feinjustieren. Nach 4 bis 6 Wochen läuft die Liste mit unter 5 Prozent Abweichung.
Funktioniert das auch mit Brillux- oder Caparol-Bestellung — die haben doch eigene Bestell-Portale?
Drei Wege, je nach Großhandel. Erstens: Brillux hat eine offene API für angemeldete Fachbetriebe — du fragst deinen Brillux-Außendienst nach den API-Zugangsdaten, dann schickt Power Automate die Bestellung direkt ins Brillux-System. Premium-Connector nötig (13,80 EUR pro Benutzer und Monat zusätzlich) oder ein n8n-Code-Schritt. Zweitens: Caparol und PPG haben aktuell keine offene API für Mittelstand-Maler. Hier generiert der Flow eine Bestell-E-Mail mit PDF-Anhang im Standard-Format an deine Bestell-Adresse beim Großhandel. Funktioniert mit jedem Lieferanten, Standard-MS365-Lizenz reicht. Drittens: einige Großhändler haben EDI-Schnittstellen für größere Betriebe — relevant ab 100.000 EUR Jahres-Materialvolumen, da redet dein Großhandels-Vertreter mit. Mein Rat: starte mit Weg 2 (E-Mail mit PDF), das funktioniert ab Tag 1. Brillux-API später als Upgrade.
Was mache ich, wenn meine Bauleiter das Aufmaß noch auf Papier nehmen?
Zwei Wege, beide funktionieren. Erstens: Microsoft Forms als Aufmaß-Formular — der Bauleiter tippt qm-Werte am Handy ein, kein Papier mehr. Vorlage in 30 Minuten gebaut: Pflichtfelder Auftragsnummer, Raum, qm Wand, qm Decke, Untergrund-Auswahl. Power Automate liest das Forms-Ergebnis aus und füllt damit die SharePoint-Liste. Zweitens: Papier-Aufmaß bleibt, die Bürokraft tippt die qm-Werte abends direkt in die SharePoint-Liste ein — der Flow rechnet trotzdem und schickt die Bestellung raus. Damit sparst du nur die Material-Kalkulation und das Bestell-Tippen, nicht das Aufmaß-Abtippen. Realistischer Hybrid: kleine Aufträge bleiben Papier, ab 80 qm wechselst du auf Forms. Lernkurve Bauleiter: 1-2 Aufträge, dann sitzt es.
Wie umgehe ich Doppel-Bestellungen, wenn der Flow zweimal triggert oder die Bürokraft parallel bestellt?
Eine Status-Spalte in der SharePoint-Liste löst das. Werte: neu, kalkuliert, bestellt, geliefert. Der Flow setzt nur Bestellungen für Datensätze mit Status 'kalkuliert' ab und schaltet danach auf 'bestellt'. Wenn die Bürokraft manuell bestellt, setzt sie den Status vorher auf 'manuell bestellt'. Der Flow ignoriert das. Zweite Absicherung: vor jeder Bestell-E-Mail prüft der Flow, ob im selben Tag bereits eine Bestellung für dieselbe Auftragsnummer rausging — wenn ja, geht eine Warnung an dich statt der Bestellung. Praxis: in 4 Monaten Pilotbetrieb bei einem 8-Mann-Betrieb keine Doppel-Bestellung. Die einzige Reklamation war eine Bestellung, die rausging, obwohl der Auftrag storniert war — Lehre: Status 'storniert' aktiv setzen, der Flow respektiert ihn.
Lohnt sich der Aufwand bei einem 6-Mann-Betrieb mit 2-3 Aufträgen pro Woche?
Ehrliche Rechnung. Setup ein Mal: 4 bis 6 Stunden für dich oder deinen IT-Dienstleister, plus eine Stunde Faktor-Tabelle aus deinen alten Aufträgen ableiten. Laufender Zeitgewinn: 45 Minuten pro Auftrag — Mengen-Rechnung, Bestell-Mail tippen, Bestätigung archivieren. Bei 2-3 Aufträgen pro Woche sind das 4 bis 6 Stunden pro Monat. In 6 Wochen ist das Setup eingespielt. Material-seitig kommt der zweite Effekt: weil die Kalkulation systematisch ist, sinkt die Über-Bestellung. Erfahrungswert aus dem Pilot: 6 bis 9 Prozent weniger Materialeinkauf bei gleicher Auftragsanzahl, weil keine Bauchgefühl-Aufschläge mehr drin sind. Bei 80.000 EUR Materialeinkauf pro Jahr sind das 4.800 bis 7.200 EUR Material-Ersparnis. Empfehlung: ab 2 Aufträgen pro Woche lohnt es sich, darunter bleibst du bei Papier und Kopfrechnen.
Was passiert mit der Aufmaß-Doku für die spätere Rechnung — bleibt das alles in SharePoint nachvollziehbar?
Ja, das ist der unsichtbare zweite Nutzen. Die SharePoint-Liste speichert pro Auftrag das Aufmaß, die kalkulierten Mengen, die Bestell-PDF und die Lieferschein-Nummer in einer Zeile. Wenn der Kunde nach der Rechnung fragt 'wieso 18 Eimer für 90 qm', siehst du in 30 Sekunden: 90 qm Rauputz, Faktor 0,28, zwei Anstriche, plus 10 Prozent Sicherheit — macht 55,4 Liter pro Wand und 49,7 Liter pro Decke, gerundet 18 Eimer á 10 Liter. Bei Versionsverlauf in der SharePoint-Liste eingeschaltet siehst du auch, wer wann was geändert hat. Versicherungs-relevant ist das vor allem bei Mängelhaftung mit Material-Vorwurf — 'die haben billige Farbe genommen'. Aufmaß plus Bestell-Lieferschein widerlegt das schwarz auf weiß. Empfehlung: Versionsverlauf der Liste auf 100 Versionen einstellen, das ist der Standard.