Notdienst-Rotation digital: SHK-Workflow mit MS365

Den Notdienst-Plan vergisst niemand, solange er auf dem Whiteboard im Büro hängt. Das Problem fängt am Wochenende an.

In einem SHK-Betrieb mit 12 Monteuren liegen typische Notdienst-Wochen bei 4 bis 8 echten Einsätzen plus 30 bis 60 Anrufen, die nicht zum Einsatz werden. Wenn das Telefon Samstagnacht klingelt und der Bauleiter nicht weiß, ob heute Stefan oder Andreas dran ist, ruft entweder niemand zurück — Kunde wechselt am Montag den Betrieb — oder beide fahren raus. Beides kostet Geld. Drei verlorene Notdienst-Aufträge im Winter sind 1.500 EUR weg, plus der Ruf bei der Hausverwaltung in der Nachbarschaft, die im Sommer ihre Heizungs-Sanierung ausschreibt.

Diese Anleitung baut einen Outlook-Gruppenkalender, der die Wochen-Rotation zentral hält, eine Teams- oder SIP-Anrufgruppe, die Samstagmorgen automatisch auf den richtigen Monteur klingelt, und einen Power-Automate-Flow, der Donnerstagmittag dem nächsten Bereitschafts-Monteur eine Erinnerung schickt. Alles aus deiner MS365-Lizenz.

Was du in diesem Artikel mitnimmst:

• Einen geteilten Outlook-Gruppenkalender, in dem die Wochen-Rotation für 12 Monteure zentral steht
• Eine Teams-Anrufgruppe oder SIP-Weiterleitung, die zeitgesteuert das Festnetz aufs Notdienst-Handy umlenkt
• Einen Power-Automate-Flow, der Donnerstag um 14:00 dem Wochenend-Monteur eine Erinnerungs-E-Mail schickt
• Einen zweiten Flow, der jeden Notdienst-Einsatz in eine SharePoint-Liste protokolliert — als ArbZG-Beleg und für die Lohn-Übergabe an DATEV
• Eine ehrliche Antwort, wann Meisterwerk, smarthandwerk oder eRufbereitschaft die bessere Wahl sind

Was dich der Status quo kostet

Du kennst das Bild. Im Büro hängt ein A3-Blatt mit zwölf Namen und vier Quartalen. Stefan Woche 1, Andreas Woche 2, Markus Woche 3. Die Bürokraft macht das Blatt Anfang Dezember neu, alle Monteure sehen es einmal beim Reinkommen — und dann nie wieder, weil sie zur Baustelle fahren.

Wenn das Telefon Samstag 23:00 klingelt, hat der Anrufer Glück oder Pech. Glück, wenn die Festnetz-Weiterleitung auf das Notdienst-Handy steht und das Handy bei dem richtigen Monteur liegt. Pech, wenn am Mittwoch jemand getauscht hat und es niemand auf dem Whiteboard nachgetragen hat.

Drei Risiken, die du im Stillen wegspielst

Erstens: verlorene Notdienst-Aufträge. Wenn der Anruf nicht rangenommen oder nicht zurückgerufen wird, ist der Auftrag weg. Im Winter, wenn die Heizung um 23:00 aussteigt, wartet der Kunde keine zwei Stunden. Er ruft den nächsten an. Drei verlorene Anrufe pro Quartal sind im SHK-Schnitt 1.500 bis 2.000 EUR Umsatz weg, dazu der Folge-Schaden bei Hausverwaltungen, die im Sommer ihre Heizungs-Sanierung an den vergeben, der drangegangen ist.

Zweitens: ArbZG-Probleme bei Stress-Wochen. Wenn dein Monteur Sonntagnacht um 02:00 vom Einsatz heimkommt, darf er Montag erst ab 13:00 wieder auf die Baustelle — §5 ArbZG, elf Stunden Ruhezeit. Wenn das in keinem Kalender steht, schickt der Bauleiter ihn Montag um 07:00 raus. Im Streitfall vor dem Arbeitsgericht oder bei einer Lohn-Abrechnungsprüfung musst du belegen, wer wann gerufen wurde. Das Whiteboard kann das nicht.

Drittens: doppelte Anfahrt am Wochenende. Wenn niemand weiß, wer dran ist, fahren entweder beide raus (Stefan und Andreas), oder keiner. Die doppelte Anfahrt kostet zwei Stunden plus Treibstoff. Bei vier Notdienst-Wochenenden im Monat und einem Doppel-Fall in 10 Prozent der Fälle macht das im Jahr rund 1.200 EUR direkten Lohn-Verlust.

Die Rechnung

Rechnen wir konservativ.

• 3 verlorene Notdienst-Aufträge pro Quartal = 12 pro Jahr × 500 EUR Durchschnitts-Umsatz = 6.000 EUR
• 1 Doppel-Anfahrt pro Monat = 12 pro Jahr × 2 Stunden × 65 EUR Stundensatz = 1.560 EUR
• 1 Arbeitsgerichts-Verfahren in 5 Jahren wegen Ruhezeit-Verstoß, durchschnittliche Anwalts-Kosten + Nachzahlung = 8.000 EUR / 5 = 1.600 EUR pro Jahr Risiko-Anteil

In Summe: rund 9.000 EUR pro Jahr Risiko-Wert, den du mit einem nicht-meldenden Whiteboard absorbierst. Setup-Kosten für die hier beschriebene Lösung: ein Bürotag einmalig.

Das Zielbild in einem Satz

Jeden Donnerstag um 14:00 schaut Power Automate in den Outlook-Gruppenkalender, findet den Notdienst-Eintrag für das kommende Wochenende, schickt dem zuständigen Monteur eine Erinnerungs-E-Mail mit Festnetz-Weiterleitungs-Code, und protokolliert jeden echten Einsatz in einer SharePoint-Liste — fertig zur DATEV-Übergabe.

AuslöserOutlook-Gruppenkalender 'Notdienst'Wochen-Rotation für ein Jahr im Voraus eingetragen

→

AktionPower-Automate Donnerstag 14:00Auslöser: Wiederkehrend Wöchentlich, Donnerstag 14:00

→

AktionKalender-Eintrag fürs Wochenende abrufenAktion: Get events, Filter Start am kommenden Samstag

→

AktionErinnerung an Wochenend-MonteurAktion: E-Mail mit Anweisung Festnetz-Weiterleitung aktivieren

→

BedingungTeams-Anrufgruppe / SIP-Weiterleitung aktivZeitgesteuert Samstag 00:00 bis Sonntag 23:59, klingelt aufs Notdienst-Handy

→

ErgebnisEinsatz-Protokoll in SharePoint-ListeMonteur trägt nach Einsatz Beginn/Ende/Kunde/Lohnart ein — Beleg für ArbZG und DATEV

Was du brauchst

Eine Microsoft-365-Business-Standard-Lizenz (10,80 EUR pro Benutzer und Monat, Jahres-Abrechnung) für die Bürokraft und alle Monteure. SharePoint, Outlook, Teams und Power Automate sind enthalten. Wenn deine Monteure bisher nur Business-Basic haben (6,70 EUR pro Monat), reicht das auch — sie lesen den Kalender, tragen ins Protokoll ein, mehr nicht.

Für den Flow selbst empfehle ich einen Service-Account automatisierung@firma.de als Business-Basic-Lizenz (6,70 EUR pro Monat). Vorteil: der Flow läuft weiter, wenn die Bürokraft wechselt oder Urlaub hat. Die Erinnerungs-E-Mails kommen aus dieser Adresse — die Monteure erkennen sie sofort als System-Mail.

Für die Festnetz-Weiterleitung gibt es zwei Wege. Erstens Teams Phone mit Calling Plan oder Direct Routing — wenn deine Telefonie ohnehin schon in Microsoft 365 liegt, konfigurierst du dort eine Anrufgruppe mit Zeitsteuerung. Zweitens ein externer SIP-Anbieter wie sipgate, easybell oder NFON — dort richtest du im Web-Portal eine zeitgesteuerte Rufweiterleitung ein, die Samstag 00:00 bis Sonntag 23:59 auf das Notdienst-Handy klingelt. Beides funktioniert. Keine Empfehlung pauschal — siehe Vergleich am Ende.

Schritt 1: Microsoft-365-Gruppe und Outlook-Gruppenkalender anlegen

Du brauchst einen Kalender, den alle Monteure sehen — und in den nur die Bürokraft (oder du) Termine eintragen darf. Eine Microsoft-365-Gruppe bringt genau das: Gruppen-Postfach, Gruppen-Kalender, dazu ein SharePoint-Team mit Dateibibliothek und Listen.

Schritte:

1. Öffne Outlook im Browser (outlook.office.com) als Bürokraft oder Inhaber
2. Linke Seite, im Kalender-Bereich: rechtsklick auf "Gruppen" → "Neue Gruppe"
3. Name: Notdienst-SHK, E-Mail-Adresse: notdienst@firma.de
4. Datenschutz: Privat (nur Mitglieder sehen Inhalte)
5. "Mitglieder hinzufügen": alle Monteure, die in die Notdienst-Rotation gehören, plus Bürokraft und Inhaber
6. Speichern — die Gruppe wird angelegt, der Kalender ist sofort verfügbar

Im Outlook der Monteure: linke Spalte, "Gruppen", Notdienst-SHK aufklappen, dann "Kalender" — jeder Monteur sieht ihn neben seinem persönlichen Kalender.

Berechtigungen sauber setzen

Standardmäßig dürfen alle Gruppenmitglieder Termine eintragen. Das willst du nicht — sonst trägt jeder seine Verfügbarkeit ein und das Bild wird unscharf. Lösung:

1. In Outlook im Browser: Notdienst-SHK-Gruppe öffnen → "Einstellungen" → "Mitglieder bearbeiten"
2. Alle Monteure auf Rolle "Mitglied" setzen (Standard)
3. Bürokraft und Inhaber auf Rolle "Besitzer" setzen
4. Kalender-Berechtigung explizit anpassen über das Exchange-Admin-Center: Gruppe → Kalender-Berechtigungen → Mitglieder = "Reviewer" (nur lesen), Besitzer = "Editor" (lesen + schreiben)

Damit pflegt nur Bürokraft + Inhaber die Rotation, alle Monteure lesen sie.

Schritt 2: Wochen-Rotation als Serien-Termine eintragen

Jetzt das Herzstück: die tatsächliche Rotation. Du legst die Termine als Outlook-Serie an, nicht als einzelne Termine — dann ändert sich der ganze Plan, wenn jemand wechselt.

Logik: ein Notdienst-Termin geht Freitag 17:00 bis Montag 07:00. Das umfasst Wochenende plus die Übergangs-Nächte. Der Kalender-Eintrag hat zwei wichtige Felder:

• Titel: Notdienst: [Monteur-Name] — z.B. Notdienst: Stefan Maier
• Inhalt: Telefon-Nummer Notdienst-Handy, eventuell Material-Wagen-Schlüssel-Info, Übergabe-Notiz

Schritte für 12 Monteure mit Rotations-Zyklus von 12 Wochen:

1. Outlook → Notdienst-SHK-Kalender → neuen Termin anlegen
2. Titel: Notdienst: Stefan Maier, Start: Freitag 17:00, Ende: Montag 07:00
3. "Wiederholung": Alle 12 Wochen, Endedatum: 12 Monate in Zukunft
4. Speichern
5. Wiederhole für die anderen 11 Monteure, jeweils mit einer Woche Versatz

Ergebnis: ein Jahres-Plan in 12 Klicks. Wenn ein Monteur kündigt, löschst du seine Serie und legst eine neue mit dem Ersatz-Monteur an. Wenn zwei tauschen, machst du eine Ausnahme in beiden Serien für die entsprechende Woche — Outlook kann das.

Tabelle: Was in den Kalender-Eintrag gehört

Schritt 3: SharePoint-Liste "Notdienst-Einsatz-Log" anlegen

Der Kalender hält die Planung. Das Log hält die Wirklichkeit. Jeder echte Einsatz wird dort protokolliert — als Beleg für ArbZG-Ruhezeiten, für die Lohn-Übergabe an DATEV, und für die Auswertung "wie viele Einsätze hatten wir im Q4".

Im SharePoint-Team Büro (oder wo auch immer deine Listen liegen) eine neue Liste:

1. SharePoint öffnen → Team Büro → "Neu" → "Liste" → "Leere Liste" → Name: Notdienst-Einsatz-Log
2. Spalten anlegen:
   • Monteur (Person/Gruppe — Auswahl aus AD)
   • Anruf-Eingang (Datum + Uhrzeit)
   • Anfahrt-Start (Datum + Uhrzeit)
   • Einsatz-Ende (Datum + Uhrzeit)
   • Kunde (Einzeilig)
   • Adresse (Mehrere Zeilen)
   • Schicht-Typ (Auswahl: Rufbereitschaft-ohne-Einsatz, Notdienst-Einsatz-Werktag-Nacht, Notdienst-Einsatz-Samstag, Notdienst-Einsatz-Sonntag-Feiertag, Bereitschaftsdienst)
   • Lohnart-Nr (Einzeilig — wird vom Flow gefüllt anhand Schicht-Typ)
   • Stunden_Einsatz (Zahl)
   • Stunden_Anfahrt (Zahl)
   • Material-Verbrauch (Mehrere Zeilen — Rich Text)
   • Rechnungsstellung_status (Auswahl: offen, in Bearbeitung, gestellt, bezahlt)
   • Notiz (Mehrere Zeilen)

Indizierte Spalten setzen: Monteur, Anruf-Eingang, Schicht-Typ. Damit laufen Filter schnell, auch bei einigen tausend Einträgen über Jahre.

Was die Lohnart-Nr-Spalte tut

Sie holt aus deiner DATEV-Konfiguration die richtige Nummer. Wenn dein Steuerberater 250 für "Notdienst-Einsatz-Sonntag" und 251 für "Notdienst-Einsatz-Werktag-Nacht" angelegt hat, pflegt der Flow das Mapping einmal — bei Eintragung im Log wird die Nummer automatisch gesetzt.

Die echten Nummern holst du dir bei deinem Steuerberater. Ein 15-Minuten-Telefonat: "Welche Lohnart-Nummern hast du gepflegt für Rufbereitschaft-Pauschale, Bereitschaftsdienst, Notdienst-Einsatz-Werktag-Nacht, Notdienst-Einsatz-Samstag, Notdienst-Einsatz-Sonntag-Feiertag?" Die Nummern sind betriebs-individuell — Beispiele wie 250 sind keine Standards.

Schritt 4: Power-Automate-Flow "Erinnerung Donnerstag 14:00"

Jetzt der erste Flow. Er liest den Kalender, findet den Wochenend-Monteur, schickt ihm eine Erinnerungs-E-Mail mit allem, was er fürs Wochenende braucht.

AuslöserWiederholung Donnerstag 14:00Auslöser: Wiederkehrend Wöchentlich, Wochentag Donnerstag, Zeit 14:00

→

AktionZiel-Wochenende berechnenVariable: ZielSamstag = addDays(utcNow(), 2)

→

AktionOutlook-Gruppenkalender-Ereignisse abrufenAktion: Get events V4, Kalender = Notdienst-SHK, Filter Start ge ZielSamstag

→

AktionMonteur-Name extrahierenVariable: MonteurName = ersetze('Notdienst: ', '', Termin-Titel)

→

AktionMonteur-E-Mail aus AD lookupAktion: Office 365 Benutzer-Suche nach Anzeigename

→

ErgebnisErinnerungs-E-Mail sendenAktion: Send an email V2, an Monteur, mit Telefon-Weiterleitungs-Anweisung

Schritte:

1. Öffne make.powerautomate.com und melde dich mit dem Service-Account automatisierung@firma.de an
2. "Erstellen" → "Geplanter Cloud-Flow" → Name: Notdienst-Erinnerung Donnerstag
3. Wiederholung: Frequenz "Woche", Wochentage "Donnerstag", Zeitzonen "(UTC+01:00) Amsterdam, Berlin", Stunden 14, Minuten 0
4. Aktion "Variable initialisieren" → Name ZielSamstag, Typ String, Wert: formatDateTime(addDays(utcNow(), 2), 'yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ')
5. Aktion "Office 365 Outlook - Get events (V4)": Kalender = Notdienst-SHK-Gruppenkalender, Filterabfrage: start/dateTime ge '@{variables('ZielSamstag')}', Sortierung start/dateTime asc, Top = 1
6. Bedingung: length(outputs('Get_events')?['body/value']) größer 0
7. Im Ja-Zweig: Variable MonteurName initialisieren — replace(first(outputs('Get_events')?['body/value'])?['subject'], 'Notdienst: ', '')
8. Aktion "Office 365 Benutzer - Benutzerprofil abrufen (V2)": Benutzer = MonteurName (sucht im Active Directory nach Anzeigename)
9. Aktion "E-Mail senden (V2)": An = E-Mail aus Benutzerprofil, Betreff = Notdienst-Erinnerung: dein Wochenende ab Freitag 17:00, Inhalt = HTML-Vorlage (siehe unten)

E-Mail-Vorlage:

Hallo [MonteurName],

am Wochenende ab Freitag, 17:00, bis Montag, 07:00, ist dein Notdienst.

Was du tun musst:
1. Das Notdienst-Handy am Freitag 16:30 bei der Bürokraft abholen oder in Empfang nehmen
2. Festnetz-Weiterleitung ist automatisch ab Freitag 18:00 aktiv (zeitgesteuert)
3. Material-Wagen-Schlüssel liegt in der Werkstatt, Hauptregal
4. Nach jedem Einsatz: SharePoint-Liste "Notdienst-Einsatz-Log" ausfüllen

Kontakte:
- Bürokraft Buero: 0123 456 789
- Inhaber: 0123 456 700
- Material-Bestellung Wochenend-Notdienst: Gross-Pichlhandel xy 0800 ...

Gute Schicht.

Bürokraft

Speichern, Test-Lauf mit "Manuell ausführen", dann "Aktivieren".

Schritt 5: Zweiter Flow "Einsatz-Erfassung mit Auto-Lohnart"

Sobald ein Monteur einen Eintrag in der SharePoint-Liste Notdienst-Einsatz-Log macht, soll der Flow automatisch die richtige Lohnart-Nummer einsetzen. Das ist die Stelle, an der Stundenzettel-Streit und Lohn-Reklamationen wegfallen.

Logik:

1. Auslöser: "SharePoint - Wenn ein Element erstellt wird" auf Notdienst-Einsatz-Log
2. Switch (Schalter) auf Schicht-Typ:
   • Bei Rufbereitschaft-ohne-Einsatz: setze Lohnart-Nr = [deine Lohnart-Nr Pauschale]
   • Bei Notdienst-Einsatz-Werktag-Nacht: setze Lohnart-Nr = [deine Lohnart-Nr Werktag-Nacht]
   • Bei Notdienst-Einsatz-Samstag: setze Lohnart-Nr = [deine Lohnart-Nr Samstag]
   • Bei Notdienst-Einsatz-Sonntag-Feiertag: setze Lohnart-Nr = [deine Lohnart-Nr Sonntag-Feiertag]
   • Bei Bereitschaftsdienst: setze Lohnart-Nr = [deine Lohnart-Nr Bereitschaft]
3. Aktion: SharePoint-Element aktualisieren mit dem neuen Lohnart-Wert

Der Flow weiß intern: "Schicht-Typ Sonntag" → Lohnart 250 (oder welche Nummer auch immer dein Steuerberater gepflegt hat). Diese Zuordnungs-Liste — die Übersetzung von Schicht-Typ zu Lohnart-Nummer — pflegst du an einer Stelle, im Switch-Schritt des Flows. Ändert dein Steuerberater die Nummer, änderst du genau hier eine Zeile, nicht das Formular und nicht die Schulung der Monteure.

Schritt 6: Telefon-Weiterleitung zeitgesteuert einrichten

Jetzt der zweite Hebel neben dem Kalender — das Telefon muss am Wochenende automatisch auf das Notdienst-Handy klingeln. Zwei Wege, abhängig von deiner heutigen Telefon-Anlage.

Weg A: Teams Phone mit Anrufgruppe

Wenn deine Festnetz-Nummer schon über Teams Phone läuft (entweder mit Microsoft Calling Plan oder Direct Routing), richtest du eine Anrufgruppe ein:

1. Microsoft Teams Admin Center öffnen (admin.teams.microsoft.com)
2. "Sprache" → "Anrufrichtlinien" → neue Richtlinie Notdienst-Wochenende
3. Aktivieren: Anrufweiterleitung, Anrufdelegierung, Simultanes Klingeln
4. Anrufgruppe anlegen: alle Monteure plus Bürokraft, Klingel-Reihenfolge "Parallel" oder "Sequenziell"
5. Zeitsteuerung über die "automatische Telefonzentrale" (Auto Attendant) — Wochenende Freitag 17:00 bis Montag 07:00 leitet auf die Anrufgruppe Notdienst-Wochenende

Kosten: Teams Phone Standard ist in MS365 Business Standard nicht enthalten — du brauchst zusätzlich entweder einen Calling-Plan (rund 7 EUR pro User und Monat) oder Direct Routing via SIP-Trunk-Provider. Wenn Teams Phone bei dir noch nicht im Einsatz ist, lohnt der Umstieg nur für den Notdienst nicht.

Weg B: SIP-Anbieter mit zeitgesteuerter Rufweiterleitung

Wenn deine Festnetz-Nummer bei sipgate, easybell oder NFON liegt, machst du die Zeitsteuerung im Web-Portal des Anbieters. Drei Anbieter, drei Wege:

• easybell: "Telefonanschluss" → "Erweiterte Rufweiterleitung" → zeitgesteuerte Regel anlegen für Freitag 17:00 bis Montag 07:00 → Ziel: Mobilnummer Notdienst-Handy. Pro Anschluss ab 9,95 EUR pro Monat
• sipgate: "Gruppen" → "Notdienst-Gruppe" anlegen → "Klingelregeln" → Zeitsteuerung mit Wochentag-Filter. Ab 29,95 EUR pro Monat je nach Tarif
• NFON: Cloudya-Portal → Rufnummer auswählen → "Rufumleitung Zeitprofil" → Profil "Wochenend-Notdienst" anlegen. Ab 4,90 EUR pro Nebenstelle und Monat als Flatrate-Optionen verfügbar

Empfehlung: bleib bei dem Anbieter, der heute schon dein Festnetz hat. Eine zweite Anlage nur für Notdienst rechnet sich nicht — die Zeit-Ersparnis liegt im Kalender + Power Automate, nicht in der Telefon-Plattform.

Schritt 7: Eskalations-Pfad bei Nicht-Erreichbarkeit

Was passiert, wenn der Notdienst-Monteur nicht rangeht? Dein Kunde steht im Keller mit Wasser und braucht in der nächsten Stunde Hilfe. Ein Festnetz, das fünfmal klingelt und dann auf einen Anrufbeantworter geht, ist kein Notdienst.

Lösung: gestaffeltes Klingeln über Anrufgruppe oder SIP-Rufkaskade:

1. Stufe 1: Notdienst-Handy klingelt 30 Sekunden
2. Stufe 2: Backup-Monteur klingelt 30 Sekunden (nächster in der Rotation)
3. Stufe 3: Inhaber-Handy klingelt 30 Sekunden
4. Stufe 4: Bürokraft-Mobil mit Sprachnachricht-Aufzeichnung — Anruf wird am nächsten Morgen 07:00 zurückgerufen

Das richtest du im Teams Admin Center unter "Anrufgruppen" mit Reihenfolge "Sequenziell" und Timeout 30 Sekunden ein. Oder bei sipgate/easybell als "Rufkaskade" im Web-Portal.

Zusätzlich: ein Power-Automate-Flow, der jede verpasste Anrufkette protokolliert. Dafür brauchst du die Teams-Anruf-Protokoll-API oder du wertest die Anruf-Listen vom SIP-Anbieter aus. In der einfachen Variante reicht: Bürokraft schaut Montagmorgen einmal in die Anruf-Liste und trägt verpasste Anrufe ins Einsatz-Log nach.

Schritt 8: Power-BI-Dashboard für die Auswertung (optional)

Wenn du nach 12 Monaten verstehen willst, wie viel Notdienst-Last du im Jahr hattest, baust du ein einfaches Dashboard direkt aus der SharePoint-Liste Notdienst-Einsatz-Log.

Drei Visualisierungen, die sich lohnen:

Erstens: Säulen-Diagramm "Einsätze pro Monteur und Quartal" — zeigt dir, ob die Rotation fair verteilt ist oder ob ein Monteur ständig mehr abbekommt.

Zweitens: KPI-Karte "Durchschnittliche Anfahrt-Zeit pro Einsatz" — wenn die steigt, hast du Touren-Optimierungs-Bedarf.

Drittens: Tabelle "Top-Anrufer-Kunden" — Hausverwaltungen mit überdurchschnittlich vielen Notdienst-Anrufen, an die du eine prophylaktische Wartungs-Strecke verkaufen kannst.

Power-BI-Web-View ohne Aufpreis in MS365 enthalten. Für Drill-Down und Filter brauchst du Power-BI-Pro (12,90 EUR pro User pro Monat) — aber für die Chef-Übersicht reicht die kostenlose Variante.

Fehlerquellen, an denen wir schon waren

Fehler 1: Flow läuft unter dem Bürokraft-Konto. Wenn die Bürokraft kündigt, ist der Flow tot. Lösung: Flow im Service-Account automatisierung@firma.de anlegen, Bürokraft als Co-Eigentümer ergänzen.

Fehler 2: Outlook-Kalender-Termin als "privat" markiert. Power Automate kann private Termine nicht lesen — Sicherheits-Vorgabe von Exchange. Folge: Flow findet keinen Eintrag. Lösung: alle Notdienst-Termine als "öffentlich" oder "beschäftigt" markieren, nie "privat".

Fehler 3: Zeitzone-Falle bei Filterabfragen. Outlook speichert intern UTC, die Anzeige ist Berliner Zeit. Wenn du im Filter start/dateTime ge '2026-05-16T00:00:00' schreibst, bekommst du eventuell den Termin vom Vortag. Lösung: immer mit formatDateTime(..., 'yyyy-MM-ddTHH:mm:ssZ') arbeiten oder die Zeitzone explizit in der Wiederholungs-Aktion auf Berlin setzen.

Fehler 4: Anrufgruppe ohne Fallback-Klingeln. Wenn der erste Empfänger sein Handy stumm hat, klingelt es nirgendwo. Lösung: Sequenzielles Klingeln mit Timeout, mindestens drei Stufen plus Voicemail.

Fehler 5: Doppelter Kalender-Eintrag in Tausch-Wochen. Wenn Stefan mit Andreas tauscht und Bürokraft trägt es als Zusatz-Termin ein, statt die Serie zu bearbeiten, liest Power Automate beide und schickt zwei Mails. Lösung: bei Tausch IMMER in der Serie "diesen Termin bearbeiten" wählen, niemals neuer Termin.

Wann reicht dir das — und wann brauchst du Meisterwerk, smarthandwerk oder eRufbereitschaft?

Ehrliche Antwort: für 70 Prozent der SHK-Betriebe reicht der MS365-Weg. Für die anderen 30 Prozent ist eine Branchen-Software das Geld wert.

Was MS365 nicht kann

Notdienst-Pauschalen-Abrechnung direkt mit dem Kunden: Branchen-Lösungen erzeugen aus dem Einsatz-Eintrag automatisch eine Notdienst-Pauschale-Rechnung mit Anfahrt-Pauschale, Wochenend-Aufschlag, Material-Position. Im MS365-Weg trägst du die Einsatz-Daten in die Liste, die Rechnung erstellt die Bürokraft manuell in deinem Faktura-Programm.

Disposition mit Drag-and-Drop für Tagesgeschäft: Meisterwerk-App und smarthandwerk haben Schicht-Plan-Oberflächen, in denen die Bürokraft einen Einsatz per Drag-and-Drop einem Monteur zuweist. Im MS365-Weg ist das ein Outlook-Termin-Eintrag mit drei Klicks — möglich, aber weniger schnell für 20 Einsätze pro Tag.

Mobile App mit Foto-Upload und Unterschrift vor Ort: Branchen-Lösungen kommen mit Monteur-App, die am Einsatzort Foto, Unterschrift, Material-Verbrauch erfasst und in einen Auftrags-Datensatz schreibt. SharePoint-Liste-Eintragen am Handy geht, ist aber spröder.

Drei Auslöser, ab denen sich Meisterwerk oder smarthandwerk lohnen

Wann lohnt sich eine Branchen-Lösung? Drei Auslöser.

Erstens: du hast über 10 Notdienst-Einsätze pro Woche und willst Pauschalen automatisch in Rechnung stellen. Die manuelle Rechnungs-Erstellung kostet dich Bürokraft-Zeit, die du sparen willst.

Zweitens: du hast Tages-Disposition mit häufigen Umplanungen (Bauverzug, Krankheit, Kunden-Verschiebung). Drag-and-Drop ist dort messbar schneller als Outlook-Termin-Verschieben.

Drittens: deine Monteure dokumentieren Einsätze am Handy mit Foto und Unterschrift. SharePoint-Mobile geht, aber Branchen-Apps haben dort UI-Vorsprung.

In allen anderen Fällen — Standard-Rotation, einmal pro Woche neuer Plan, Bürokraft die Outlook kann — reicht MS365.

Checkliste: Setup in unter einem Tag

Was du jetzt tun kannst

Bauen oder bauen lassen. Setup-Zeit bei Eigenbau: ein Bürotag (8 Stunden) plus eine halbe Stunde Einweisung pro Monteur. Bei IT-Dienstleister: ein bis zwei Tage. Die laufenden Mehrkosten sind ein Service-Account von 6,70 EUR pro Monat — vorausgesetzt MS365 läuft ohnehin.

Wenn du nicht direkt loslegen willst, abonniere den Newsletter. Alle 14 Tage kommt eine neue Workflow-Anleitung — die nächste ist eine Auswertung, ab wann sich der Wechsel von DIY-MS365 auf eine Branchen-Software wie Meisterwerk oder smarthandwerk rechnet.

Schau dir auch Wartungsvertrag-Erinnerung automatisch für SHK an — die SharePoint-Listen-Logik ist identisch, und beide Workflows greifen ineinander: eine Wartung im Oktober verhindert den Notdienst im Januar.

Häufige Fragen

Was passiert nach ArbZG, wenn ein Monteur Freitagnachmittag Notdienst-Einsatz hatte und am Montag wieder auf die Baustelle soll?

Die Ruhezeit nach §5 ArbZG schreibt elf Stunden ununterbrochen vor — gerechnet ab Ende des letzten Einsatzes. Wenn der Monteur Sonntag um 02:00 vom Einsatz heimkommt, darf er Montag erst ab 13:00 wieder anfangen. Die Rufbereitschaft selbst gilt nicht als Arbeitszeit und bricht die Ruhezeit nicht — sobald aber ein echter Einsatz dazwischenliegt, läuft die Elf-Stunden-Uhr neu. Praktisch heißt das: dein Kalender muss den Einsatz-Zeitpunkt mitführen, damit der Bauleiter Montagmorgen sieht, wer schon raus war. Im Power-Automate-Flow protokollierst du jeden Einsatz in einer zweiten SharePoint-Liste 'Notdienst-Einsatz-Log'. Damit kannst du im Streitfall vor dem Arbeitsgericht die Ruhezeiten belegen.

Brauche ich eine extra Telefonanlage oder reicht Teams Phone für die Rufweiterleitung am Wochenende?

Kommt drauf an, wie deine Festnetz-Nummer heute angebunden ist. Wenn du Teams Phone mit Calling Plan oder Direct Routing hast, kannst du eine Anrufgruppe einrichten und per Anrufrichtlinie zeitgesteuert auf den Wochenend-Monteur leiten — kostet zusätzlich rund 7 EUR pro Monat und User für den Calling-Plan, plus Telefonnummer-Setup. Wenn deine Festnetz-Nummer bei sipgate, easybell oder NFON liegt, machst du die zeitgesteuerte Rufweiterleitung direkt im Web-Portal des Anbieters — easybell kann das ab 9,95 EUR pro Monat, sipgate je nach Tarif ab 29,95 EUR. Mein Rat: wenn ohnehin schon Teams Phone läuft, dort konfigurieren; wenn nicht, beim SIP-Anbieter belassen. Eine zweite Anlage nur für Notdienst lohnt nicht.

Wie unterscheide ich im Lohn-Export Rufbereitschaft, Bereitschaftsdienst und Notdienst-Einsatz — sind das drei Lohnarten?

Drei Sachen, drei Lohnarten — das ist DATEV-Standard. Rufbereitschaft (Monteur ist frei beweglich, muss nur erreichbar bleiben) ist keine Arbeitszeit nach ArbZG, abgegolten wird mit einer Pauschale, üblich 70 bis 100 EUR pro Wochenende plus etwa 25 Prozent vom Stundenlohn für die Einsatz-Stunden. Bereitschaftsdienst (Monteur muss am festgelegten Ort bleiben, etwa in der Werkstatt) ist volle Arbeitszeit nach EuGH-Rechtsprechung und ArbZG §7, oft mit reduziertem Stundensatz vereinbart. Notdienst-Einsatz (echte Anfahrt zum Kunden) ist volle Arbeitszeit plus Zuschlag — Sonntag plus 50 Prozent, Nacht plus 25 Prozent, je nach Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag. Im SharePoint-Eintrag pflegst du den Schicht-Typ als Auswahl, der Flow leitet die richtige Lohnart-Nummer ab. Konkrete Nummern hat dein Steuerberater in DATEV LODAS gepflegt.

Reicht der Outlook-Gruppenkalender oder brauche ich Microsoft Shifts für die Rotations-Planung?

Für 5 bis 15 Monteure in Wochen-Rotation reicht der Outlook-Gruppenkalender. Du hast einen geteilten Kalender im SharePoint-Team, jeder Monteur sieht ihn in seinem Outlook — fertig. Microsoft Shifts (in Teams enthalten) ist die Wahl, wenn deine Monteure tageweise oder schicht-genau rotieren, die App am Handy nutzen sollen für Schicht-Tausch und Abruf von Schicht-Tagebüchern. Praktischer Test: wenn du heute den Notdienst-Plan auf einem A3-Whiteboard fürs ganze Quartal stehen hast, reicht Outlook-Kalender. Wenn du tägliche Schicht-Wechsel mit Pausen und Übergabe-Protokoll brauchst, ist Shifts der richtige Weg. Wechsel ist nachträglich möglich — die SharePoint-Liste bleibt, der Anzeige-Layer ändert sich.

Lohnt sich der DIY-MS365-Weg oder ist eine SHK-Branchen-Software wie Meisterwerk oder smarthandwerk besser?

Ehrliche Rechnung. MS365 Business Standard ist in deinem Betrieb meist ohnehin da — Mehrkosten nur ein Service-Account für 6,70 EUR pro Monat. Meisterwerk-App, Sander-Doll oder smarthandwerk liegen je nach Paket bei 25 bis 60 EUR pro User und Monat und bringen Drag-and-Drop-Schichtplan, Notdienst-Pauschalen-Abrechnung und Auftrag-zu-Rechnung-Strecke mit. Knackpunkt: hast du heute drei Notdienst-Einsätze pro Woche und wickelst die Abrechnung manuell? Dann ist der MS365-Weg ausreichend. Hast du zehn Einsätze pro Woche, willst Notdienst-Pauschalen automatisch mit dem Kunden abrechnen, Material-Verbrauch je Einsatz erfassen? Dann zahlt sich die Branchen-Lösung aus. Zwischenschritt: drei Monate MS365, wenn die Disziplin hält, dabeibleiben. Wenn nicht, auf smarthandwerk oder Meisterwerk umstellen — die SharePoint-Liste kannst du per Excel-Export übergeben.